dinsdag 27 februari 2024
Langzaam maar zeker merkt de Carmelorganisatie de effecten van het programma Samen Slimmer (zie kader pagina 9). In het nieuwe jaar gaan de ontwikkelingen verder. Vanaf 1 januari bellen alle scholen en het bestuursbureau via Teams, in april 2024 maken ze gebruik van hetzelfde aanmeldingssysteem voor nieuwe leerlingen. Ze vergroten daarmee ook nog eens de mogelijkheid tot contact met leerlingen en ouders. “Je krijgt meer gelegenheid voor een warm welkom”, meent Elif Croes, ICT-beheerder van Het Hooghuis in Oss.
Eerst het bellen via Teams. Dat verandert het eerst en elke Carmelmedewerker krijgt ermee te maken. Maar wat is het? Projectmanager Wim de Boer van de centrale ICT-afdeling weet het antwoord: “Het is niets anders dan digitaal bellen. Je kunt het vergelijken met Skype of bellen via FaceTime of WhatsApp.”
De vervolgvraag dient zich aan: waarom gaan we dat doen? Het toverwoord is bereikbaarheid. Er zijn in elk geval twee belangrijke redenen, legt Wim uit: “Als eerste verbeteren we zo de bereikbaarheid van docenten en medewerkers.” Hij legt uit hoe het werkt: elke instelling, elke locatie en elke medewerker krijgt een eigen 088-nummer. “Je krijgt 100 procent bereikbaarheid en het werken gaat sneller. Zeker voor leerlingen en ouders is dat prettiger, maar ook voor collega’s onderling. Je hoeft niet meer eerst de school te bellen of een nummer te vragen. Doorverbinden gaat sneller.”
En er is nog iets: de bereikbaarheid is beter te regelen. Docenten hoeven niet meer hun 06-nummer met leerlingen te delen en kunnen hun privacy beter bewaken. Via de app kunnen ze het 088-nummer ook uitschakelen. ‘Lastige’ of ongewenste telefoontjes ’s avonds laat, op je vrije dag of in het weekend, behoren dan tot het verleden. Dat vraagt wel enige discipline, je zult eraan moeten denken om je 088-nummer aan of uit te zetten.
Aan de overstap naar bellen via Teams is een lang aanbestedingstraject voorafgegaan. De uitrol vindt plaats in groepen van steeds enkele scholen. Weloverwogen: “We kijken per school hoe de telefonie geregeld is. Met daarbij aandacht voor de bedrijfshulpverlening (bhv). Teams maakt het gemakkelijker om belgroepen aan te maken en daardoor bhv’ers sneller te bereiken. Als de ene bhv’er het 088-nummer heeft uitgezet, wordt automatisch doorgeschakeld naar de volgende.” Dat is althans de theorie, want onderweg is gebleken dat elke school haar eigen bhv-procedures kent. “Als je nu over Samen Slimmer praat: hier kunnen we ook nog wel wat winnen”, lacht Wim. Net als bij het gebruik van intercominstallaties die via de vaste telefoonlijn worden bediend. “Carmel heeft er geen standaarden voor, dus het kan iedere keer anders zijn. Daar vragen we nu expliciet naar, het is een van de leermomenten uit de installatiefase.”
Nog zo’n leermoment deed zich enkele weken terug voor tijdens een storing. De al aangesloten scholen konden op dat moment niet bellen of gebeld worden. “We kunnen dat enigszins oplossen via een noodprocedure: alle telefoontjes komen dan binnen op een noodnummer. Dat heeft gewerkt, zodat we nu steeds de scholen vragen een noodnummer op te geven.” Uiteindelijk, verwacht Wim, zal alles goed gaan verlopen. “De complexiteit zit in de mensen en de organisatie, niet in het systeem. Dat kan veel, maar het vraagt een omslag van werken en denken. Daarover moeten we blijven communiceren.”
Over de voor- en nadelen kan Sabina de Wit (zie foto hieronder), receptioniste van de locatie Stadion van Het Hooghuis in Oss, meepraten. Uiteraard werd ze vooraf geïnformeerd. “Maar ik zeg altijd: al doende leert men, dus gooi mij maar in het diepe.” Ze is op haar wenken bediend. Het Hooghuis ging op een woensdag, haar vrije dag, over. “De school was toen onbereikbaar, heb ik gehoord. ”Op de donderdag waarop ze er weer was, waren nog niet alle mankementen verholpen. “Uiteindelijk is mijn 06 ingesteld als noodnummer, dat ging goed, maar het was wel stressen. Aan het einde van die dag waren we gelukkig weer bereikbaar.”
Inmiddels gaat bij Het Hooghuis alles via Teams. Sabina zou al niet meer anders willen: “Ik hoef geen hoorn meer vast te houden, ik neem op met een muisklik terwijl ik een oortje in heb. Zo houd ik beide handen vrij, kan ik telefoontjes sneller afhandelen en gemakkelijker schakelen.” En ze noemt nog andere voordelen: “Voor de buitenwereld blijven de oude nummers van de scholen gewoon in gebruik, leerlingen en ouders hoeven niet eerst een 088-nummer te zoeken. Vanuit Somtoday kun je gemakkelijk een nummer kopiëren en ik kan meteen zien of iemand online is en een berichtje via Teams gaat sneller dan een mailtje.”
Heeft ze dan nog tips? “Belangrijk is dat iedereen de app op de telefoon of op de laptop inschakelt. Dat is wel iets waaraan je even moet denken. Verder kan ik alleen maar zeggen: ga ermee aan de slag, uiteindelijk gaan we allemaal over. Als je het eenmaal doorhebt, is het gemakkelijk, je moet er alleen tijd voor nemen. Op de intranetpagina ‘Carmel Helpcentrum Microsoft 365' vind je handige instructies en een webinar. Dan heb je het zo onder de knie.”
Die laatste uitspraak van Sabina is ook van toepassing op het nieuwe systeem voor online aanmelden, dat klaar moet zijn vóór de centrale aanmeldingsweek van 25 tot en met 31 maart 2024. Als alles gaat zoals voorzien, kunnen ouders hun kinderen uit groep 8 dan digitaal aanmelden. Ze kunnen tegelijkertijd zelf bestanden toevoegen, zoals een dyslexieverklaring, en afsluiten met een digitale handtekening. “Dat stelt hoge eisen”, weet Elif Croes, ICT-beheerder bij Het Hooghuis in Oss. “Voor veel ouders is dit het eerste contactmoment met de nieuwe school. Dat moet goed zijn, dus het systeem moet werken, toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn.”
Zeker ook omdat de meeste scholen tot dusverre met aanmeldingsformulieren werken die vervolgens handmatig moeten worden ingevoerd. In de gewone administratie en in Somtoday. “Met het nieuwe systeem, waarin alles digitaal wordt ingevoerd, worden de gegevens later automatisch doorgestuurd naar Somtoday. Het gaat sneller, er zijn minder handelingen nodig, en omdat je niet meer vanaf het papier hoeft in te voeren is de kans op fouten kleiner”, verduidelijk Elif. “Je verkleint er bovendien de administratieve piek mee”, vult Vincent Schenke, projectleider aanmeldingsapplicatie, aan.
Elk jaar staan de scholen immers voor de opgave om in korte tijd alle relevante gegevens van een grote groep nieuwe leerlingen te registreren en op te nemen in Somtoday. Dat gaat straks automatisch. Maar werkt het dan ook zoals de bedoeling is? Zo niet, dan dreigt administratieve chaos en veel stress. Juist daarom, benadrukt Vincent, is het ontwikkeltraject zorgvuldig opgezet. Er is een testgroep in het leven geroepen met medewerkers van alle instellingen. “Vóór de scholen er gebruik van maken hebben we alles vanzelfsprekend uitvoerig getest”, zegt hij.
Net als bij de installatie van telefonie via Teams, zijn tijdens het ontwikkelen van het aanmeldingssysteem verschillen tussen de scholen aan het licht gekomen. Het Hooghuis en het Etty Hillesum Lyceum werkten al met een vorm van digitale aanmelding, bij de meeste andere scholen verloopt de aanmelding nog via papier. “Met die verschillen, en met de verschillende wensen, hebben we rekening willen houden”, zegt Vincent. Elif noemt dat de uitdaging, Vincent spreekt van een dilemma: “Je streeft naar standaardisering én naar flexibiliteit, dat is weleens ingewikkeld”. En Elif: “Belangrijk is dat het een doorontwikkelmodel is, dat ook voor andere leerjaren kan worden gebruikt, zoals bij de overgang van de tweede naar de derde klas. Alles op basis van de eisen en wensen opgesteld door vertegenwoordigers van alle scholen.”
Daar liggen nieuwe mogelijkheden, vindt hij. Niet elke ouder kan uit de voeten met digitale systemen, voor anderen kan de Nederlandse taal een barrière zijn. “Sommige scholen houden vast aan de aanmelding op school, nu met de laptop op tafel. Op Het Hooghuis kennen we een kennismakingsavond. Als je door het systeem het administratieve deel snel kunt afwerken, blijft er meer tijd om de nieuwe leerling en de ouders meer tijd en aandacht te geven. Zo zorg je voor een warm welkom.”
In eerdere edities hebben we uitvoerig stilgestaan bij het Carmelbrede programma Samen Slimmer. Hiermee wil Carmel de bedrijfsprocessen toekomstbestendig maken. Daling van het aantal leerlingen leidt tot minder inkomsten, terwijl de kosten blijven stijgen. Dat vraagt om ”vernieuwing van de bedrijfsvoering”, schrijft het College van Bestuur in het strategische document Koers 2025.
Het stelt daarbij duidelijke prioriteiten: “Het onderwijs aan onze leerlingen staat altijd voorop, maar goed onderwijs veronderstelt een daaraan goed georganiseerde en dienstbare organisatie. Ons ambitieniveau is hoog: een toekomstbestendige, goed ingerichte en eenduidige bedrijfsvoering maakt het voor Carmelscholen mogelijk om hun onderwijs nu en in de toekomst te kunnen verzorgen op basis van onze strategische beleidskoers, in een voor leerlingen en medewerkers optimale, duurzame en prettige leer- en werkomgeving met goede faciliteiten.” Vincent Assink, directeur Carmel Bedrijfsvoering Collectief, formuleerde het eerder in 2023 zo: “We willen van een bedrijfsvoering per school naar een efficiënte en gezamenlijke bedrijfsvoering voor heel Carmel.” En dat betekent: “Met elkaar in gesprek gaan om te bepalen wat je samen kunt oppakken en standaardiseren, en waar lokale ruimte nodig is.” Ben je Carmelmedewerker en wil je meer weten over aanline aanmelden? Check dan deze intranetpagina. Tekst: Hans Morssinkhof Fotografie: Niki Kits-Polman
Categorieën: Nieuws Tags: Samen Slimmer/ Bedrijfsvoering Vertoningen: 377