Al is Vincent Assink, directeur Carmel Bedrijfsvoering Collectief, bij dit verhaal niet betrokken, het begint toch bij hem. In een recente blog beschrijft hij het doel van Samen Slimmer: ‘We willen van een bedrijfsvoering per school naar een efficiënte en gezamenlijke manier van bedrijfsvoering voor heel Carmel.’

In zijn blog staat Vincent nog eens stil bij de ‘driehoek van verbinding’. Samen Slimmer draait om drie hoofdlijnen. Als eerste de ‘stem van de klant’ (leerling, docent, medewerker) met een vraag of een wens. Daarnaast de ‘stem van de professional’ die kennis en kunde inbrengt. De derde hoofdlijn is ‘aandacht en kennis’. En dat betekent: kennis van de context waarin de klant werkt. Samen Slimmer betekent daarom ook, nog steeds in de woorden van Vincent: ‘Met elkaar in gesprek gaan om te bepalen wat je samen kunt oppakken en standaardiseren, en waar lokale ruimte nodig is.’

Uit eerdere artikelen over Samen Slimmer kwam al naar voren dat het traject even onvermijdelijk als ingrijpend is. Om de ondersteuning aan het onderwijs ook in tijden van teruglopende leerlingaantallen (en dus minder inkomsten) op peil te houden, is meer uniformiteit en standaardisering nodig. Overal dezelfde werkwijze dus, en meer samenwerking tussen collega’s op het bestuursbureau en in de scholen die in hetzelfde vakgebied werken. Om de werkbaarheid hiervan te beproeven, vormen het Marianum in Groenlo en Lichtenvoorde, Carmelcollege Gouda en het Twents Carmel College in Oldenzaal, Denekamp en Losser sinds het begin van dit schooljaar een ‘proeftuin’. Daar gaat de aandacht vooral uit naar de pilots Servicedesk ICT en Bestelservice.

Dat is de theorie. Nu de praktijk. 

Servicedesk

Danny Eulderink, ICT-coördinator van het Twents Carmel College, Mark Bouwmeester, medewerker Servicedesk ICT en werkplekondersteuner (WPO) van het Marianum, en Sam van der Putte, medewerker Servicedesk ICT van het Twents Carmel College, zijn nauw betrokken bij de pilot Servicedesk ICT. Hier kunnen medewerkers van de drie scholen uit de proeftuin terecht met vragen en klachten. 

  
Danny, Mark en Sam

Mark noemt meteen een voordeel. Eerder had hij niet bij de WPO-dagen kunnen aanschuiven, want dan had Marianum geen werkplekondersteuner in huis gehad. ‘Maar je ziet het: ik ben hier. Een collega uit Oldenzaal zit nu in Groenlo.’ In dit ogenschijnlijk kleine gegeven komt veel samen: de continuïteit en beschikbaarheid van de werkplekondersteuning is gegarandeerd, ook als Mark afwezig is. De schooloverstijgende samenwerking in de proeftuin leidt ertoe dat telefoontjes uit de drie scholen naar de Servicedesk ICT in Oldenzaal worden opgenomen.

‘Alles komt voorbij’, weet Sam. Van softwareproblemen en wachtwoordveranderingen tot en met storingen in de wifi-verbinding. Hij registreert elke melding en tekent aan wanneer het probleem verholpen moet zijn. Duurt het langer, dan krijgt de melder bericht. 

De voordelen zijn groot, vindt Danny. ‘Als we horen dat in school X een bepaald probleem speelt, kunnen we proactief handelen in andere scholen. We werken allemaal op dezelfde manier en delen onze expertise, zodat we het onderwijs nog meer kunnen bieden.’ Hij noemt nog iets: ‘We maken het collega’s en leerlingen gemakkelijker om problemen zelf op te lossen. Maar als dat niet lukt, krijg je áltijd iemand aan de lijn die je helpt.’

Bestelservice

In de opmerkingen van Danny, Mark en Sam klinkt de gelaagdheid van Samen Slimmer door. Ook de ‘driehoek van de verbinding’ is herkenbaar. De vraag of behoefte van de klant moet leiden tot een passend antwoord. Dat vereist de nodige organisatie achter de schermen, waar collega’s van bedrijfsvoering de vraag van de klant verbinden met hun eigen producten en diensten of die vanuit de markt. 


Ron

Dat is ook de achterliggende gedachte van Bestelservice. Ron van Dam, adviseur Facilitair & Inkoop van Carmel, is voorzitter van het implementatieteam dat binnen de proeftuin vormgeeft aan Bestelservice. ‘Elke school heeft nu nog eigen bestelprocedures, die soms omslachtig en tijdrovend zijn, soms ook persoonsgebonden. We streven naar een uniforme en efficiënte werkwijze’, vertelt hij. Collega’s die een bestelling willen plaatsen, kunnen daarvoor terecht bij een catalogus in het bestelsysteem of anders bij de hoofdbesteller. Achter de schermen zorgen collega’s van bedrijfsvoering voor de rest. 

Het implementatieteam bestaat uit afgevaardigden van een werkgroep per deelnemende school. Deze werkgroepen
richten zich vooral op de eigen organisatie maar ook op de leveranciers. ‘Hoeveel zijn er per productgroep? Hoeveel en hoe vaak wordt er per leverancier besteld? En zijn we misschien beter af met één leverancier voor heel Carmel of juist met een beperkt aantal lokale leveranciers per vaksectie?’ Zo komt de gewenste situatie langzaam maar zeker in beeld. ‘We veranderen van een beheerorganisatie in een regieorganisatie’, verduidelijkt Ron. ‘Niet meer alles zelf doen, maar uitvinden wie iets het best en het meest efficiënt kan doen, om vervolgens vraag en aanbod zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen.

Dat duidt op veranderingen, aan beide kanten van het proces. En daarom zijn straks succeservaringen belangrijk, vindt Ron: ‘Als je merkt dat bestellen snel en gemakkelijk gaat, voel je de meerwaarde.’

Vakgroep

Van die meerwaarde zijn Maikel Scholten, teamcoördinator Carmel ICT, en Michel Aufderhaar, werkplekondersteuner (WPO’er) bij het Alma College en daarvoor bij Pius X/Canisius in Almelo, al overtuigd. Michel misschien nog wel het meest. In 2016 zag hij weinig in de centralisatie van de ICT-afdelingen binnen Carmel. ‘Nu denk ik daar anders over: alleen al de uitrol van de AVG hadden we niet zelf gekund. En als ICT’er zit je doorgaans alleen op school, nu heb ik vakcollega’s.’ Werken in vakgroepverband heeft volgens Maikel al verschillende voordelen opgeleverd. ‘Je hoeft niet meer overal verstand van te hebben, er is altijd een collega die je helpt. We delen onze kennis en ervaringen.’ Hij begrijpt de aanvankelijke weerstand van Michel en andere WPO’ers: ‘In de scholen was je als enige systeembeheerder een soort koning. Dat bestaat niet meer. Maar van ‘wij-zij’ is geen sprake meer, het is ‘wij’ geworden. Met alle voordelen van dien. 

 
Maikel en Michel

Hier neemt ‘Samen Slimmer’ dus steeds meer concrete vormen aan. WPO-dagen dragen daaraan bij, net als de bezoeken aan elkaars scholen en werkplekken. ‘We kennen elkaar, we werken op dezelfde manier, we kijken ook of gezamenlijke inkoop mogelijk is.’ 

En steeds staat de klant in het middelpunt. ‘Het onderwijs staat voorop.’ Van diezelfde klant wordt wel meer zelfredzaamheid gevraagd via digitaal beschikbare handleidingen en tips. ‘Dat is inderdaad wel anders’, bevestigt Michel. ‘Vaak werd ik in de gang aangesproken. "Kun je nog even dit of dat doen?" Dat gebeurt nu minder. Maar iedereen vindt nu altijd ondersteuning. Vaker dan toen ik het alleen moest doen.’

Tekst: Hans Morssinkhof
Fotografie: Niki Kits-Polman