‘Kom maar met ideeën’
donderdag 5 december 2024
Samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering is voor veel Carmelscholen nieuw. Maar niet voor het Augustinianum en Het Hooghuis: zij doen het al zes jaar. Die ervaring komt goed van pas nu zij samen met Carmelcollege Gouda een cluster gaan vormen.
“Kwaliteitsverbetering”, zegt rector Hanneke Lugtenburg van Carmelcollege Gouda in antwoord op de vraag welk voordeel zij ziet in de samenwerking van haar school met Het Hooghuis en het Augustinianum. “Onze school is niet zo groot als sommige andere Carmelscholen en daarom geldt voor de meeste deelterreinen van bedrijfsvoering dat maar één collega zich ermee bezighoudt. Die medewerker kan straks sparren met collega’s van andere scholen uit ons cluster. Ook kunnen we als cluster bijvoorbeeld samen een directeur bedrijfsvoering aanstellen. Iemand met diepgaande kennis die kan meekijken bij ingewikkelde vraagstukken, bijvoorbeeld rondom de begroting. Dat lijkt me heel waardevol.”
De combinatie Carmelcollege Gouda - Het Hooghuis - het Augustinianum is een van de vijf clusters van Carmelscholen die begin 2025 gaan samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering. Dat gebeurt in het kader van ‘Samen Slimmer’ (zie onderin). Bij de samenstelling van de clusters speelden verschillende overwegingen mee. Voor Carmelcollege Gouda waren omvang en nabijheid van belang, zegt Hanneke. “Het liefst wil je samenwerken met instellingen die een beetje in de buurt liggen en ook nog enigszins vergelijkbaar van grootte zijn. Vanuit Gouda liggen Oss en Eindhoven dan het meest voor de hand.” Bovendien was er al een vertrouwensbasis. “Vanuit het verleden lagen er al wat lijntjes vanuit het zuiden naar Gouda en ook persoonlijk hebben we een goede klik”, zegt rector Marc van Dongen van het Augustinianum.
Carmelcollege Gouda stapt in een rijdende trein, want het Augustinianum en Het Hooghuis werken op het gebied van bedrijfsvoering al zes jaar samen. Dat begon in 2018 met de vraag van het Augustinianum of de collega’s van Het Hooghuis de financiële administratie voor de Eindhovense school zouden willen verzorgen. Marc: “Op het Augustinianum hebben we één directeur bedrijfsvoering die verantwoordelijk is voor financiën, personeel én facilitaire zaken. We konden dus wel wat ondersteuning gebruiken.” De samenwerking beviel zo goed dat deze in 2022 werd uitgebreid met werkzaamheden rond de planning- en controlcyclus. Nu worden op Het Hooghuis ook de begrotingen, rapportages, jaarrekeningen en formatieplannen van het Augustinianum gemaakt.
Dat de ene school diensten levert aan de andere, heeft in zes jaar tijd nooit tot scheve verhoudingen geleid, zegt Jeroen Donders, rector van Het Hooghuis. “We werken samen op basis van gelijkwaardigheid. Tussen Marc en mij is het niet: mijn school is groot en de jouwe is klein. We zijn allebei rector en een grote school kan ook van een kleine leren.”
Die gelijkwaardigheid is een van de verworvenheden die ze meenemen in het nieuwe cluster. Ook de opgedane ervaring komt van pas, zegt Jeroen. “We hoeven het wiel niet meer uit te vinden en daardoor kan Gouda op een aantal punten versneld aanhaken.”
Dat wil niet zeggen dat Gouda zich ‘maar moet aanpassen’ aan bestaande afspraken: net als in de andere clusters bepalen de drie scholen met elkaar hoe ze de samenwerking in hun cluster inrichten. De vraag ‘hoe gaan we het organiseren?’ gaat daarbij vooraf aan de vraag ‘wat gaan we samen oppakken?’, legt Jeroen uit. “Het past bij Carmel om te vertrekken vanuit de mensen. Onze eerste vraag is dus: wie hebben we op de drie scholen in huis, waar zitten hun kwaliteiten en hoe kunnen we die het beste inzetten? Als rectoren hebben we onze collega’s uit de praktijk hard nodig om te bepalen wat we samen kunnen oppakken. Zij hebben veel meer kennis van bedrijfsvoeringsprocessen dan wij. Daarom halen we iedereen binnenkort bij elkaar voor een kick-off. Daar vertellen we als rectoren wat ons voor ogen staat en dan zeggen we: kom maar met ideeën!”
Wat zouden in theorie geschikte onderwerpen kunnen zijn om in clusterverband op te pakken? “Bij Formatie & Financiën kun je denken aan de facturatie van ouderbijdragen of het coderen van inkoopfacturen, zoals wij op Het Hooghuis nu al voor het Augustinianum doen”, zegt Marco van der Burgt, directeur bedrijfsvoering van Het Hooghuis. “Bij Huisvesting & Facilities kun je denken aan het maken van kostenanalyses, van de printkosten bijvoorbeeld. En bij HR aan de verwerking van de preventieve medische onderzoeken in het kader van inzetbaarheid. Zaken die anders op meerdere plekken moeten gebeuren en die een collega met de juiste expertise heel goed voor drie scholen samen kan doen.”
Er blijven altijd werkzaamheden die beter op locatie kunnen worden uitgevoerd, zegt Hanneke. “Denk aan een HR-aanspreekpunt voor collega’s of het werk van conciërges. Op clusterniveau zijn we echt op zoek naar díe zaken waarbij samenwerken tot meer kwaliteit leidt. Ook omdat wij in Gouda, Oss en Eindhoven de komende jaren waarschijnlijk weinig last hebben van dalende leerlingaantallen en afnemende bekostiging, in tegenstelling tot sommige andere clusters. Onze motivatie zit echt bij kwaliteitsverbetering.”
En als we vijf jaar verder zijn en de samenwerking in het cluster loopt op rolletjes? Jeroen: “Dan hebben we nog meer grip op onze financiën en worden we minder verrast door ontwikkelingen van buitenaf. Dan hebben onze collega’s van bedrijfsvoering net zoveel plezier in hun werk, waardoor ze ondanks de krappe arbeidsmarkt voor onze scholen behouden blijven. Dan besparen we hier en daar kosten doordat we het werk sl immer kunnen verdelen en vertrekkende medewerkers niet een-op-een hoeven te vervangen.”
Marc: “En dan werken we ook op aangrenzende gebieden veel meer samen. Want dat is volgens mij de bijvangst van Samen Slimmer. Omdat je elkaar vaker ziet, ga je het vanzelf ook over leiderschap en onderwijskundige vraagstukken hebben. En goed onderwijs is toch waar het om gaat.”
Vanaf 2025 gaan Carmelscholen in vijf clusters samenwerken aan bedrijfsvoering. Daardoor kunnen ze hun kennis, kunde en ervaring slimmer benutten. Dat heeft veel voordelen: professionalisering van de bedrijfsvoering, zinvol werk voor de betreffende collega’s, tevreden leerlingen, ouders en medewerkers, zekerheid voor de toekomst van Carmel, kostenbesparingen, eenheid in werkwijzen, ruimte voor goed onderwijs en gemak voor de gebruikers.
In elk cluster werken de medewerkers vooralsnog samen op het gebied van Formatie & Financiën (F&F), Human Resources (HR) en Huisvesting & Facilities (inkoop en facilitair). ICT sluit later aan. Ook werken ze met collega’s van Carmel Bedrijfsvoering Collectief in vakgroepen aan professionele bedrijfsvoering voor heel Carmel.
In november zijn in alle clusters de samenwerkingsovereenkomsten klaar. Nadat het College van Bestuur de gemaakte afspraken heeft getoetst, leggen de scholen ze zelf voor aan de eigen medezeggenschapsraad. De clusters kunnen dan in januari 2025 van start gaan.
> Werk je bij Carmel en wil je meer lezen over Samen Slimmer? Check dan de pagina 'Samen Slimmer naar Bedrijfsvoering 2.0' op Carmel Intranet. Tekst: Hans Morssinkhof Beeld: Digidee - creating brand love
Categorieën: Nieuws Tags: Carmel Magazine/ Samen Slimmer/ Bedrijfsvoering 2.0 Vertoningen: 58