De kennis, kunde en ervaring van alle scholen op het gebied van bedrijfsvoering slimmer benutten: dat is Samen Slimmer. Een programma dat leidt tot professionalisering van de bedrijfsvoering, zinvol werk, ruimte voor goed onderwijs en meer gebruiksgemak. Maar óók tot een aanzienlijke kostenbesparing. Teamleider Formatie & Financiën Tim Meinders en controller Karel van der Velden nemen een duik in de Carmelportemonnee.

Carmel krijgt de komende jaren minder te besteden doordat op veel scholen het leerlingaantal afneemt. Hoeveel moeten we besparen?
Karel: “Wij krijgen van de overheid een bedrag per leerling. Dat is onze bekostiging. Op 1 oktober 2023 hadden we ongeveer 33.500 leerlingen en volgens de prognoses van DUO zakken we naar 29.000 leerlingen in 2038. Dat is 13 procent minder leerlingen en dus ook 13 procent minder geld. In euro’s uitgedrukt betekent dit dat we ruim 50 miljoen aan inkomsten kwijtraken. Dat moeten we op een of andere manier opvangen. We geven ongeveer 20 procent van ons geld uit aan bedrijfsvoering: HR, ICT, Formatie & Financiën en Huisvesting & Facilities. Dat maakt het wenselijk dat we ten minste 20 procent van die ruim 50 miljoen op de kosten van bedrijfsvoering besparen. Dan hebben we het over ruim 10 miljoen tussen nu en 2038.”

Oef. Hebben we dat zien aankomen?
Tim: “Natuurlijk. De daling van het leerlingaantal is in 2016 ingezet en sindsdien hebben we in de bedrijfsvoering al heel wat optimalisaties doorgevoerd. We zijn bijvoorbeeld overgestapt op één softwarepakket voor HRM én financiën. We zijn op alle scholen gaan werken met strategische huisvestingsplannen en hebben kritisch gekeken naar hoe we onze gebouwen slim(mer) kunnen gebruiken.” 
Karel: “De grootste slag hebben we tot nu toe gemaakt  met de overstap naar een gezamenlijke ICT-infrastructuur. De kwaliteit daarvan is sterk verbeterd, terwijl de kosten per leerling amper zijn gestegen.” Tim: “Maar op de lange termijn is het niet genoeg. We moeten de bedrijfsvoering nog slimmer aanpakken.”

Waarom focussen we eigenlijk op bedrijfsvoering? 
Tim: “Goede vraag. Je zou ook een ‘Samen Slimmer’ voor het onderwijs kunnen bedenken. Maar je wilt éérst kijken wat je aan de bedrijfsvoeringskant kunt doen. Want daar dalen de kosten van bedrijfsvoering minder makkelijk met de leerlingaantallen mee dan de kosten van onderwijs. Voor onderwijs geldt min of meer: als je volgend jaar minder leerlingen hebt, maak je minder klassen en rooster je voor minder uren docenten in. Bedrijfsvoeringskosten zijn minder flexibel.”
Karel: "Als er in elke klas een paar leerlingen minder zitten, heb je nog steeds evenveel lokalen nodig. Gebouwen héb je, die moeten worden schoongemaakt en onderhouden. De kosten blijven hetzelfde, tenzij je actief maatregelen neemt.” 
Tim: “Besparen op bedrijfsvoering vraagt dus extra inspanning, vandaar Samen Slimmer.” 

Waar gaat het geld voor bedrijfsvoering momenteel naartoe? 
Karel: “Dat kun je zien in de taartdiagrammen. Die geven een beeld van de kosten per leerling. In het eerste diagram (hierboven) zie je dat we veruit het meeste uitgeven aan onderwijs. Logisch: dat staat centraal. Maar voor goed onderwijs heb je óók bedrijfsvoering nodig. In 2023 gaven we daar 2.771 euro per leerling aan uit.  
In het tweede diagram (hieronder) zie je dat veel van dit geld gaat naar personeelskosten voor medewerkers bedrijfsvoering: 1.058 euro. Nog eens 1.034 euro gaat naar huisvesting. Dan volgen nog ICT (271 euro), meubilair en machines (136 euro), en een restcategorie.”

Ligt er een concreet plan in de zin van: in 2026 willen we zóveel op bedrijfsvoering besparen en in 2027 zoveel?
Tim: “Nee, dat is niet hoe we Samen Slimmer willen zijn. Om te beginnen gaat het ons niet alleen om besparen. Ja, de kosten moeten omlaag, maar we willen óók aan alle leerlingen en medewerkers hetzelfde hoge kwaliteitsniveau bieden, en sneller leren inspelen op ontwikkelingen van buitenaf. Carmel lijkt soms wel op een olietanker, als ik  een beeldspraak van Karel mag lenen: als wij volgende maand rechtsaf willen, moeten we nu al gaan sturen.  
We willen dus wendbaarder worden en dat bereik je niet als je puur besparingsdoelen stelt. Bovendien is Samen Slimmer écht samen slimmer: we werken hierin nauw samen met de bedrijfsvoeringscollega’s in de scholen. Zij komen via de vakgroepen met verandervoorstellen op hun eigen vakgebied, bijvoorbeeld om laptops samen met andere schoolbesturen in te kopen zodat je meer korting kunt krijgen. Dat soort ideeën en verbeteringen komen dus vanuit de dagelijkse praktijk.”

Hoe weet je of verbetervoorstellen bijdragen aan besparing?
Tim: “We rekenen ze zoveel mogelijk door. Stel dat we met dezelfde specificaties bij een andere aanbieder telefonie willen inkopen, dan is heel goed uit te rekenen of dat een besparing oplevert. Maar vaak zijn de specificaties van de huidige en de nieuwe oplossing niet hetzelfde, bijvoorbeeld omdat we ook de kwaliteit willen verbeteren. Dan zouden we appels met peren vergelijken. Het gaat dus om de beste mix van kwaliteit en prijs, waarbij we niet op zoek zijn naar ‘Rolls Royce’-oplossingen; goed is goed genoeg.”
Karel: “Wel zijn we heel goed in staat te analyseren wat iets zou moeten kosten. Dat doen we bijvoorbeeld door te ‘benchmarken’, te kijken hoe onze scholen dat afzonderlijk doen. En daaruit komt dan een beeld naar voren. We weten bijvoorbeeld dat wij scholen hebben die 160 euro per leerling uitgeven aan schoonmaak, maar ook scholen die daar 260 euro per leerling aan kwijt zijn. Misschien hebben die laatste scholen een ouder gebouw dat lastiger schoon te maken is, misschien is het schoonmaakprogramma anders, noem maar op. Allerlei verklaringen zijn denkbaar. Maar als we een groot aantal locaties naast elkaar zetten, ontstaat wel een beeld van waar mogelijk verspilling zit. En dus besparing mogelijk is.”

Vanaf 1 januari gaan scholen samenwerken in clusters voor bedrijfsvoering. Leidt dat ook tot besparingen?
Karel: “Dat verwacht ik zeker, alleen al doordat de scholen in de clusters hun bedrijfsvoeringsprocessen onderling afstemmen. Om een voorbeeld te geven: als scholen hetzelfde begrotingsproces doorlopen en er wordt ergens een collega op financiën ziek, dan is het vrij makkelijk om vanuit een andere school wat hulpkrachten in te vliegen. Dat scheelt weer een dure vervanger.”

Hoe weten we of we uit de rode cijfers te blijven?
Karel: “We houden continu de peilstok erin. Als het goed is, zien we als gevolg van Samen Slimmer de komende jaren de totale kosten van bedrijfsvoering meedalen met het aantal leerlingen, of zelfs iets harder. Minstens één keer per jaar kijken we: liggen we op schema? Dat doen we met overzichten die we vrij makkelijk uit onze administratie kunnen halen. Aanvullend daarop maken we verdiepende analyses, gewoon met een spreadsheet.” 
Tim: “We zijn op tijd begonnen, het is haalbaar. Maar onder de streep geldt wel: als we nú onvoldoende sturen op de kosten van bedrijfsvoering, leidt dat ertoe dat er straks minder geld voor het onderwijs beschikbaar is. En dat willen we niet. Die urgentie moeten we voelen.” 
Karel: “En dat is ook waarom we altijd vijf jaar vooruit begroten, dan heb je veel tijd om knelpunten aan te zien komen en bij te sturen. Daar zijn we nu volop mee bezig en de eerste positieve effecten zijn zichtbaar. Het financiële en kwaliteitsbewustzijn groeit en het is verrassend om te zien met welke ideeën de bedrijfsvoeringscollega’s op de scholen komen. Ik heb er alle vertrouwen in.”

Tekst: Suzanne Visser
Fotografie: Niki Kits-Polman
Op de foto: links Karel, rechts Tim