Bedrijfsvoering die efficiënter is, beter kan inspelen op veranderingen én voor alle leerlingen en medewerkers van Stichting Carmelcollege beter is van kwaliteit. Daar gaat het om bij Samen Slimmer. Veel voordeel is te behalen als de scholen in clusters samenwerken, zo is in een proeftuin gebleken. Binnenkort wordt bekend hoe die clustering binnen heel Carmel vorm krijgt.

“We willen de bedrijfsvoering efficiënter, flexibeler en beter maken”, zegt Harm Peters, die momenteel verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering op Twents Carmel College en Marianum. “Dat moet ook wel, want landelijk, en dus ook binnen Carmel, lopen de leerlingenaantallen terug en daarmee ook de bekostiging. Daarom zijn professionals van alle scholen samen hun bedrijfsvoeringsprocessen slimmer aan het inrichten.” Dat daarbij naar clustering  wordt gekeken, ligt voor de hand: “Sommige scholen zijn te klein om bepaalde functies goed in te vullen. Maar als zo’n school met een of meer andere scholen een cluster vormt, kan het wél.”

Stabiele dienstverlening

De afgelopen twee jaar hebben Carmelcollege Gouda, Marianum en het Twents Carmel College hier in een proeftuin ervaring mee opgedaan. Deze scholen delen nu bijvoorbeeld één Servicedesk ICT. “Daardoor is de dienstverlening aan medewerkers en leerlingen veel stabieler geworden”, vertelt Harm. “Een ander voorbeeld is dat we in de proeftuin hetzelfde werk met minder mensen konden doen: een van de werkplekondersteuners is na zijn vertrek niet vervangen, en datzelfde geldt voor een van  de directeuren bedrijfsvoering. Zowel in de aansturing als operationeel werken we nu efficiënter.” 

Waardevolle lessen 

De proeftuin heeft waardevolle lessen opgeleverd. “De belangrijkste is dat je bij clustervorming vooral moet kijken naar de onderlinge verstandhouding”, zegt Harm.  “Die is misschien wel belangrijker dan de geografische afstand. Er moet vertrouwen zijn tussen de mensen die gaan samenwerken én draagvlak bij de eindverantwoordelijk schoolleiders.” Daarnaast moet de bedrijfsvoering zich in een vergelijkbare ontwikkelingsfase bevinden, zodat de scholen gelijkwaardige partners zijn.  Het leerlingenaantal is minder van belang. “En de derde les is dat je moet beginnen waar de energie zit. Heeft het  team ideeën om werkzaamheden slimmer in te richten? Dan begin je daar.”

Puzzel leggen voor clustering

Intussen hebben andere Carmelscholen niet stilgezeten. Het Maartenscollege en Carmelcollege Emmen werken rond bedrijfsvoering al samen en datzelfde geldt voor Het Hooghuis en Augustinianum. “Dát de scholen op het gebied van bedrijfsvoering nauwer gaan samenwerken, staat wel vast”, zegt Harm. “Hoe, dat gaan we de komende periode uitwerken. We willen vooral dat alle medewerkers en leerlingen goede en gelijkwaardige bedrijfsvoering ervaren. Welke samenwerkingen tussen scholen sluiten daar het beste bij aan? En gaat de ene school diensten verlenen aan een andere school? Of maak je één dienst bedrijfsvoering voor het cluster? Over die vragen wordt momenteel informatie opgehaald in een gespreksronde met alle eindverantwoordelijk schoolleiders, directeuren en hoofden bedrijfsvoering. Binnenkort neemt het College van Bestuur hierover een besluit, na advies van het Convent van Schoolleiders en van de GMR. Op basis van onze ervaringen met de proeftuin ben ik blij als we in de bedrijfsvoering binnen heel Carmel in clusters gaan samenwerken.”

Tekst: Suzanne Visser
Fotografie: Niki Kits-Polman