Het verhaal van Samen Slimmer begint eigenlijk al een jaar of zes voor de start ervan. Het is 2016 als in volle omvang duidelijk wordt wat de bevolkingskrimp in delen van het land voor Carmel gaat betekenen. Na jaren van groei breekt een periode van dalende leerlingaantallen en lagere inkomsten aan. De onderwijskwaliteit mag daar niet onder lijden; daar is iedereen het al snel over eens. Dat betekent dat een deel van de rek uit de bedrijfsvoering moet komen. Maar Carmel heeft juist de ambitie om op alle scholen een vergelijkbaar, hoger kwaliteitsniveau van bedrijfsvoering te realiseren.  Is dat nog haalbaar? Wetende dat de kosten alleen maar stijgen? De enige oplossing lijkt een andere aanpak. Slimmer, professioneler, meer samen. Een nieuw programma wordt geboren.

2022: samen bouwen

De contouren krijgen vorm tijdens een 24-uurs marathon in Dalfsen: kwaliteit verhogen, kosten verlagen, de organisatie wendbaarder maken, zonder uit het oog te verliezen wat er lokaal nodig is. “Het hielp dat sommige instellingen, denk aan Twents Carmel College, zelf al waren begonnen de bedrijfsvoering anders te organiseren”, zegt Vincent Assink terugkijkend. “Maar écht doorslaggevend is dat we zijn begonnen bij de inhoud. We zijn niet gaan praten over structuren, over ‘wie waarover moet gaan’, maar over de vraag: wat willen we als scholen beter geregeld hebben? We hebben afgesproken vanuit welke waarden we wilden werken, zoals ‘met oog en oor voor medewerkers’ en ‘iedereen blijft aan boord’. Vervolgens hebben we iedereen met kennis van zaken om tafel gezet. Mensen uit de scholen en mensen van het bestuursbureau gingen met elkaar praten over de inhoud van hun werk. Daardoor kreeg de hele bedrijfsvoering meer betekenis.”

Het vertrouwen groeit
In maart 2022 vindt de eerste bijeenkomst plaats van een orgaan dat tot het kloppende hart van de bedrijfsvoering zal uitgroeien: het Collectief Overleg Bedrijfsvoering. Het is een vergadering van hoofden en directeuren bedrijfsvoering van alle scholen en teamleiders van het bestuursbureau. Onder leiding van Vincent Assink stemmen ze maandelijks af wat ze samen slimmer kunnen doen en hoe. In eerste instantie zijn dat tien bedrijfsvoeringsprocessen, waaronder de bestelservice en de administratieve applicaties AFAS en Proactis.
Dat de keuzes van het COB voor alle scholen gelden, is voor eindverantwoordelijk schoolleiders in die beginperiode even wennen. “De vraag was: durf je erop te vertrouwen dat de voorstellen van het COB jouw school verder helpen?”, zegt Vincent Assink. “In het begin waren er nog vraagtekens, bijvoorbeeld over het nut van de gezamenlijke aanpak voor het digitaal aanmelden van leerlingen, maar in de loop der tijd zag je het vertrouwen groeien. Vooral doordat de manier van werken – professionals met verschillende perspectieven die met goede ideeën komen – resulteerde in oplossingen die op de scholen echt als helpend werden ervaren.” 

2023: vakgroepen en een proeftuin 

Een jaar na de start van het COB startten ook de vakgroepen voor medewerkers bedrijfsvoering. Er zijn vier hoofdvakgroepen: Formatie & Financiën, Huisvesting & Facilitair, ICT en HR. Veel medewerkers werken behalve in het eigen team op school (zo’n 80% van de tijd) ook binnen een (sub)vakgroep van Carmel (20%). Al snel ontwikkelen de vakgroepen zich tot de motor van het programma. Vincent Assink verklaart dit uit de positieve ‘vibe’: “In de vakgroepen komen professionals samen om aan organisatiebrede tactische en strategische vraagstukken te werken. Daarnaast is het een ontmoetingsplek; als je op je school de enige bent die HR doet, is het ontzettend leuk als je met collega’s van andere scholen kunt praten en sparren over je werk.” 

Een volmondig ‘ja’
Intussen gaat ook elders de ontwikkeling door. In oktober 2023 worden de resultaten bekend van een proeftuin, waarin Marianum, Twents Carmel College en Carmelcollege Gouda hebben onderzocht of samenwerking tussen scholen in een cluster op het gebied van bedrijfsvoering meerwaarde heeft. Het antwoord is een volmondig ‘ja’. Hun ervaring is dat scholen elkaar kunnen helpen bij ziekte, pieken en specialistische vragen. De kwaliteit stijgt, doordat de processen overal hetzelfde zijn, waardoor collega’s beter gebruik kunnen maken van elkaars expertise. De kosten dalen, doordat het werk efficiënter gaat en capaciteit kan worden gedeeld. De enige ‘maar’ is van voorbijgaande aard: het vraagt tijd en aandacht om de samenwerking van de grond te krijgen. 

2024-2025: samenwerken in clusters

Gesteund door de ervaringen binnen de proeftuin gaat in januari 2024 een verkenner aan de slag. Welke scholen zouden het best een cluster kunnen vormen als je kijkt naar nabijheid, omvang, onderlinge relatie en ontwikkelingsfase van de bedrijfsvoering? Er ontstaat een plaatje met vijf clusters van scholen, die in elk geval gaan samenwerken op het gebied van Formatie & Financiën, HR en Inkoop & Facilitair (onderdeel van Huisvesting & Facilitair).  
De volgende stap is het maken van samenwerkingsafspraken, zowel gezamenlijk, als binnen elk cluster. En als blijkt dat de lokale en gemeenschappelijke medezeggenschapsraden positief adviseren, geeft het College van Bestuur groen licht en kan de samenwerking binnen de clusters op 1 januari 2025 beginnen.

Verschillen overbruggen
Eenmaal aan de slag blijken het tempo en de mate van samenwerking binnen de clusters behoorlijk te verschillen. Logisch, want hun uitgangssituatie is ook verschillend. Maar de verschillen zijn niet bevorderlijk voor het gewenste ‘vergelijkbare kwaliteitsniveau van bedrijfsvoering voor alle leerlingen en medewerkers binnen Carmel’. De directeuren en teamleiders bedrijfsvoering van de clusters steken de koppen bij elkaar. “En wat ik dan zo leuk vind om te zien”, zegt Vincent achteraf: “Zodra je met elkaar gaat praten over de inhoud van het werk (wat zou hier de beste oplossing zijn?), dan lukt het heel snel om te komen tot gemeenschappelijke afspraken over de inrichting van de samenwerking binnen elk cluster.”

2026: de beweging gaat door

Dit jaar wordt Samen Slimmer als programma afgerond, maar de manier van werken gaat door. Het COB en de vakgroepen vormen het hart van toekomstbestendige bedrijfsvoering binnen Carmel. De komende jaren zullen de clusters zich verder professionaliseren, blijven de vakgroepen de motor voor kwaliteit en beleid en zullen nieuwe projecten zoals het ServicePunt de dienstverlening verder verbeteren.

De stap naar voren
Kan de aanpak van Samen Slimmer waardevol zijn op andere gebieden, zoals onderwijs en kwaliteitszorg? Vincent Assink denkt van wel. “Samen Slimmer heeft ons op het spoor van een aantal sleutelfactoren voor verbeteringsprocessen gezet. Ik heb er al een paar genoemd: vertrouwen van de schoolleiding in de betrokken professionals; vaststellen vanuit welke waarden je werkt; beginnen bij de inhoud en alle mensen met kennis van zaken om tafel zetten.  Daar wil ik nog aan toevoegen dat het voor succesvol verbeteren niet nodig is om structuren te wijzigen. 
Kijk maar naar het COB.  
We hebben gewoon gezegd: wij komen als hoofden, directeuren en teamleiders maandelijks bij elkaar en gaan aan de slag met verbeterprojecten. Samen hebben we de stap naar voren gezet, zonder ook maar iets aan de structuren binnen de stichting te veranderen.  Samen zet je dingen in beweging. Dat is een geweldige ervaring.”

Werk je bij Carmel en wil je meer weten?
Veel collega’s werken al Samen Slimmer met mooie resultaten!
> Deze praktijkvoorbeelden zijn daarvan het bewijs.

Tekst: Suzanne Visser