Sinds 1 januari van dit jaar werken Carmelscholen in vijf clusters samen op het gebied van bedrijfsvoering. Sommige scholen begonnen al eerder met samenwerken, zoals Marianum, Pius-Canisius en Twents Carmel College. Waarom waren zij er zo vroeg bij? En hoe verloopt hun samenwerking nu in de praktijk? We vroegen het aan teamleiders bedrijfsvoering Maureen Wildenborg (Marianum) en Danny Eulderink (Twents Carmel College).

Waarom namen jullie een voorschot op het werken in een cluster?
Danny: “We zagen al langer aankomen dat we in de bedrijfsvoering meer moesten gaan samenwerken met andere scholen. Er zijn minder leerlingen en dat betekent minder geld. En binnen Carmel willen we een zo groot mogelijk deel van het geld in onderwijs stoppen, want dat vinden we allemaal het belangrijkst. Wil je dan toch het niveau van dienstverlening bij de bedrijfsvoering handhaven of verbeteren, dan moet je Carmelbreed Samen Slimmer werken. Dat zat dus al in ons achterhoofd ...”
Maureen: “… en toen vertrok op het Marianum een collega van de ICT-afdeling. We wisten dat ICT in de toekomst meer centraal geregeld zou gaan worden. Moesten wij deze medewerker dan nog wel vervangen? Zónder was Marianum kwetsbaar, want dan was er nog maar één ICT-medewerker over. Dus zijn Danny en ik gaan kijken of onze scholen elkaar op dit punt konden versterken. 
Je moet weten dat er al een warm lijntje lag. Ik werk nu bij Marianum, maar voorheen werkte ik bij Twents Carmel College en was Danny mijn naaste collega. Dus dat was makkelijk. We zijn op onderzoek uitgegaan en toen bleek dat 90% van alle ICT-vragen bij Marianum op afstand op te lossen was. Daarmee lag de keuze voor de hand: een gezamenlijke ICT-servicedesk! De resterende 10% van de vragen kan de ICT-medewerker van Marianum afhandelen.”

Zo begon de samenwerking. En toen?
Maureen: “Vervolgens stapte de directeur bedrijfsvoering van Marianum over naar Bonhoeffer College en stonden we voor dezelfde vraag: moeten we haar wel vervangen? Ook dat hebben we onderling opgelost: ik heb haar taken op de locaties erbij gekregen en de strategische taken zijn belegd bij Harm Peters, die toen nog alleen directeur bedrijfsvoering van Twents Carmel College was.”
Op 1 januari is de samenwerking uitgebreid naar alle ondersteunende diensten. Was dat een ingrijpende verandering?
Danny: “Dat viel mee. We hebben voor ons cluster wel een duidelijk organisatieplaatje gemaakt en uitgangspunten vastgelegd. Een daarvan is ‘sturing nabij’. Wij willen niet dat de afstand tussen medewerkers en hun leidinggevende groter wordt. Daarom is er op elke locatie één teamleider bedrijfsvoering die daar leidinggeeft aan alle medewerkers bedrijfsvoering. Ik vervul die rol bijvoorbeeld op Twents Carmel College, locatie Potskampstraat. De conciërge, de mediathecaris, de repro: ze kunnen met al hun vragen bij mij terecht.”

Heb je als teamleider van al die onderwerpen verstand?
Danny: “Dat verschilt. Van ICT weet ik veel meer dan van repro. Daarom hebben we naast ‘sturing nabij’ nog een uitgangspunt: we benutten ieders specialisme. Elke teamleider heeft een portefeuille waarvoor hij of zij de grote lijnen bewaakt en alle ontwikkelingen bijhoudt. Mijn portefeuille is bijvoorbeeld ICT en applicatiebeheer, Maureen houdt zich bezig met huisvesting en facilitair. Krijgen we een vraag die we niet kunnen beantwoorden, dan vragen we het aan de teamleider die dat onderwerp in portefeuille heeft.”
Maureen: “Een mooi voorbeeld is dat we op Marianum onlangs een ICT-collega zochten. Dan nodig ik Danny uit bij de sollicitatiegesprekken. Want ik kan goed inschatten of iemand hier past, maar niet of die de juiste ICT-kennis heeft.”

Is de afstand tussen medewerkers bedrijfsvoering en hun leidinggevende groter geworden?
Danny: “Nee, wel hebben sommige collega’s een andere leidinggevende gekregen. Zo is Harm Peters nu directeur bedrijfsvoering voor het hele cluster. Daardoor zien collega’s hem wat minder op school, dat vinden ze jammer. Maar het is nu aan ons als teamleiders om een goed contact met medewerkers op te bouwen en te onderhouden.” 

Hoe hebben jullie het cluster verder ingericht?
Maureen: “De teamleider bedrijfsvoering op een locatie is ook aanspreekpunt voor de schoolleiding. Want schoolleiders hebben vaak vraagstukken waarin verschillende aspecten van bedrijfsvoering samenkomen. Bij wie moet je aankloppen voor het vernieuwen van de mediatheek? Bij de teamleider met portefeuille huisvesting of met portefeuille financiën? Nu hebben schoolleiders één aanspreekpunt. Komt de teamleider op locatie er niet uit, dan vraagt die er een collega bij.”

Hoe is het eerste halfjaar gegaan: zijn er mooie praktijkvoorbeelden van ‘Samen Slimmer’ binnen jullie cluster?
Maureen: “Ja, een HR-medewerker van Pius-Canisius moest bijvoorbeeld een klein deel van haar taken overdragen omdat zij een andere functie ging vervullen. In plaats van te gaan werven, is toen in het cluster gevraagd of er een HR-collega was die functie-uitbreiding wilde. Toevallig wilde een collega bij Marianum graag meer uren werken. Zij doet nu voor Marianum en Pius-Canisius grotendeels dezelfde werkzaamheden, gewoon op haar bestaande werkplek in Lichtenvoorde. Ideaal! Geen selectieprocedure, geen inwerkperiode… Alleen de juiste autorisaties regelen en dat was het!
Een recenter voorbeeld gaat over de privacy-coördinator. Wij vinden het belangrijk dat er op iedere instelling een aanspreekpunt voor privacyvragen is. Maar de rol van privacy-coördinator heeft ook een technische kant. Dat deel kunnen we voor het hele cluster prima beleggen bij één persoon die deze technische kennis bezit. Vervolgens is het veel makkelijker om mensen te vinden en op te leiden als vraagbaak op de instellingen.”

Wat is er volgens jullie nog meer nodig om samenwerken in het cluster tot een succes te maken?
Maureen: “Ik zou het mooi vinden als we binnen de clusters nog meer elkaars expertise gebruiken. Dan hoeven scholen minder expertise van buiten te halen en wordt het makkelijker om vacatures te vervullen, omdat je niet meer op zoek hoeft naar een schaap met vijf poten.” 
Danny: “Goede afstemming en kennisdeling is ook heel belangrijk voor de clusters onderling. Waarom zouden we allemaal het wiel uitvinden?”
Maureen: “Daarbij zijn de Carmelvakgroepen ICT, HR, F&F en H&F heel waardevol. En de afdelingen ICT, HR, F&F en H&F (samen het Carmel Bedrijfsvoering Collectief) op het bestuursbureau. We hoeven bijvoorbeeld niet allemaal BHV-beleid te maken: bij de afdeling Huisvesting en Facilities op het bestuursbureau zit iemand die daar alles van weet en die maakt Carmelbreed beleid waarin we allemaal vertrouwen hebben. En als je dan vervolgens ook nog in de vakgroepen kunt sparren over de implementatie binnen je cluster, dan doe je het echt Samen Slimmer!”


Tekst: Suzanne Visser
Fotografie: Niki Kits-Polman