Eerst experimenteren in een ‘proeftuin’

Het Carmelbrede programma Toekomstbestendige Bedrijfsvoering begint aan een volgende fase. Drie scholen, Twents Carmel College (Oldenzaal, Losser en Denekamp), Carmelcollege Gouda en Marianum (Groenlo en Lichtenvoorde), vormen een cluster om te experimenteren met samenwerken in de bedrijfsvoering en met nieuwe bedrijfsvoeringsprocessen.

Toekomstbestendige Bedrijfsvoering (TBB) kwam hier eerder aan de orde. Toen vooral gericht op de implementatie van de bedrijfsvoeringsapplicaties AFAS en Proactis. Maar eerst nog even terug naar het ‘waarom’ van TBB. Veel Carmelscholen zien het aantal leerlingen dalen door de demografische ontwikkelingen. Om het in cijfers uit te drukken: in 2016 hadden alle Carmelscholen samen 38.000 leerlingen, in 2025 zijn dat er omstreeks 29.000. Naar verwachting zet die terugloop zich voort tot 2032.

Zo kán een knelsituatie ontstaan. Minder leerlingen betekent immers minder inkomsten, terwijl de kosten voor gebouwen, energie en noodzakelijke materialen zullen toenemen. Daarom moeten we de kosten van onze bedrijfsvoering verlagen. Dat lukt als we slimmer gaan samenwerken. Alleen dan kunnen we goed onderwijs blijven verzorgen, 'in een aansprekende, inspirerende en veilige onderwijsomgeving', aldus Koers 2025.

Kernvraag

Maar hoe houd je de kwaliteit van de bedrijfsvoering op peil als de inkomsten dalen? Op die kernvraag heeft het “programma TBB” antwoorden geformuleerd. Het sluit aan bij eerdere ontwikkelingen om meer en vaker vanuit het collectief te werken. Slimmer samenwerken dus. Denk bijvoorbeeld aan de gezamenlijke inkoop van energie en schoolboeken. Hierdoor hebben Carmelscholen grote prijs- en efficiëntievoordelen kunnen behalen.
TBB gaat een stap verder: het neemt verschillende bedrijfsvoeringsprocessen onder de loep, zodat het onderwijs zoveel mogelijk ongemoeid blijft. In 2016 hebben College van Bestuur en Convent van Schoolleiders hiertoe opdracht gegeven, waarna een kerngroep verschillende opties heeft uitgewerkt. Met de Carmelwaarden in gedachten is ervoor gekozen in te zetten op kwaliteitsverbetering, onder meer door krachtenbundeling en kennisdeling. ‘Toekomstbestendig’ betekent immers méér dan besparing van kosten. Het gaat om samen slimmer organiseren en samenwerken om beter en sneller op veranderende omstandigheden in te spelen. Of beter nog: veranderingen gebruiken om sterker te worden. ‘Wat we willen bereiken is een hogere kwaliteit van een efficiëntere dienstverlening,’ vat Margreet Rave, directeur bedrijfsvoering van Marianum, de doelstellingen samen. Ofwel: meer kwaliteit voor minder geld. Door meer en slimmer samen te werken en elkaar te helpen. Niet twaalf keer hetzelfde wiel uitvinden, maar nog meer samen optrekken, en al die ervaring en kennis binnen Carmel met elkaar delen.

Ambitie en opgave

Achter de schermen hebben Margreet en een aantal collega’s uit de instellingen en het bestuursbureau samen al voortvarend gewerkt. Processen en manieren van werken zijn opnieuw ontworpen. Zo groeien we er naar dat alle instellingen van Carmel op dezelfde manier gaan werken, waardoor we kennis en capaciteit gemakkelijker met elkaar kunnen delen. Niet door hogerhand bedacht, maar juist door de mensen die elke dag het werk ook doen. Dus bedacht vanuit de kracht van eigen professionals en deskundigen, de zogeheten expertbenadering. ‘Neem de wijze van bestellen’, verduidelijkt Margreet. ‘Twaalf instellingen hadden daarvoor twaalf verschillende manieren. We proberen straks overal op dezelfde manier te gaan werken. Deels omdat het moet als gevolg van wet- en regelgeving, maar ook om efficiencyvoordelen te behalen.’

Clustervorming in een ‘proeftuin’

‘We’ omvat hier meer dan enkel Marianum. Met ingang van dit nieuwe schooljaar werken Marianum, Carmelcollege Gouda (CCG) en Twents Carmel College (TCC) als cluster samen op het gebied van de bedrijfsvoering. In zo’n cluster worden expertise en capaciteit gebundeld: collega’s van de aangesloten instellingen werken samen en delen ervaring en kennis. Met haar collega’s Kees Siemann (CCG) en Harm Peters (TCC) vormt Margreet een soort vooruitgeschoven post. Dit schooljaar fungeert het cluster als ‘proeftuin’, om uit te vinden of de nieuw ontworpen bedrijfsvoeringsprocessen inderdaad het beoogde resultaat opleveren. Ook wordt duidelijk wat de gevolgen zijn voor de medewerkers en de taken die ze uitvoeren. Hierbij staat voorop staat dat er oor en oog is voor de kwaliteiten en voorkeuren van medewerkers, en dat we die benutten. 
Harm licht dit nader toe: ‘De bedrijfsvoering in onze drie scholen heeft nu al veel overeenkomsten. Binnen het scholencluster van de proeftuin leren we van en met elkaar bij de invoering van de nieuwe bedrijfsvoeringsprocessen. We staan elkaar bij en kijken naar opbrengsten en eventuele knelpunten. Daarnaast willen we inzicht krijgen in wat dit betekent voor onze collega’s. Die kennis kunnen we dan weer delen met andere Carmelscholen.’ Kees vult aan: Bij de ingebruikname van bijvoorbeeld AFAS en ProActis keken we ook al over de grenzen van de eigen school. Dit is een volgende stap.’

Continuïteit

‘Deze stap zal ook op gebied van inkoop een voordeel hebben’, legt Margreet uit. Ze verwijst naar een van de nieuw ontwikkelde rollen, die van tactisch inkoper. Kees: ‘Deze collega maakt vooral concrete acties van het stichtingsbrede inkoopbeleid en voert die ook uit. De tactisch inkoper adviseert bijvoorbeeld de bestellers op de scholen over aanbestedingen, en over de kwaliteit en kosten. De functie wordt bij een van de scholen ondergebracht, we maken daar binnen het cluster echter allemaal gebruik van.’ Uiteraard op basis van wederkerigheid: zo hebben de drie scholen allemaal verschillende expertise in huis die de anderen graag benutten. ‘In de proeftuin spreken we af wie binnen het cluster welke portefeuille heeft’, legt hij uit. En dat heeft dan meteen weer een ander effect, benadrukt Margreet: ‘Carmelcollege Gouda en Marianum zijn relatief klein en daardoor op plekken kwetsbaar. Wat als iemand plotseling wegvalt? In het cluster vangen we dat op. Als wij zo’n probleem hebben, kunnen collega’s van de andere twee scholen dat opvangen, en omgekeerd. Zo waarborgen we de continuïteit.’

Menselijke kant

Vooralsnog ligt in de proeftuin het accent op het samenwerken volgens de nieuw ontworpen werkprocessen in de operationele inkoop en de servicedesk. In het eerste geval gaat het om nieuwe spelregels voor het bestellen, in het tweede om een fysiek en digitaal punt waar collega’s meldingen en wensen kunnen doorgeven. Dat vraagt meer dan nu om duidelijke omschrijving van de hierbij betrokken rollen. Hier komt het menselijke aspect aan de orde: werkzaamheden van collega’s zullen veranderen. Wat is straks de rol van, bijvoorbeeld, de directeur bedrijfsvoering? Hoe ziet de samenwerking eruit in clusterverband en hoe zijn die bevindingen te benutten in andere clusters? 

Daarbij kijken Margreet, Harm en Kees kritisch naar hun eigen functies. ‘Want wat is straks onze rol als directeur bedrijfsvoering, ook gelet op de aanstelling van een directeur bedrijfsvoering op het niveau van Carmel Collectief?’, vraagt Harm. Margreet scherpt aan: ‘Heb je in een cluster van drie scholen wel drie directeuren bedrijfsvoering nodig? Die kwestie komt onvermijdelijk ook aan de orde.’

Vakgroepen

In de ‘proeftuin’ wordt geëxperimenteerd met toekomstbestendige bedrijfsvoering, ofwel bedrijfsvoering 2.0, door samen te werken in een cluster van drie instellingen. Daarin wordt ook verkend hoe medewerkers beter en slimmer kunnen samenwerken in vakgroepen. Dit houdt in dat medewerkers bedrijfsvoering van alle instellingen en het bestuursbureau, die werkzaam zijn in hetzelfde vakgebied, samen de vakinhoud en zichzelf verder gaan ontwikkelen. Vanuit eigen kracht delen en zetten deze professionals hun kennis en expertise Carmelbreed dus in. Ze werken dan bijvoorbeeld samen aan de verbetering van processen en applicaties in hun vakgebied en aan de verdergaande professionalisering van hun rol. De medewerkers bedrijfsvoering blijven daarnaast lid van hun eigen team. Voor bedrijfsvoering gaat het om de vakgroepen HR/P&O, Formatie & Financiën, Huisvesting & Facilitair en ICT. Voortrekkers zijn de teamleiders van de bestaande afdelingen op het bestuursbureau.
In zogenaamde ‘werkateliers’ is met collega's bedacht hoe de vakgroepen vorm kunnen krijgen. ‘Een belangrijk aandachtspunt daarbij is hoe bedrijfsvoering verbinding houdt met het onderwijs’, weet Margreet Rave. ‘Want dat is uiteraard essentieel. Alles wat we doen in de bedrijfsvoering , doen we voor het onderwijs. Dat staat voorop, daarvoor bestaan en werken we.’

Samen Slimmer

Achter de schermen wordt al een tijdje gewerkt aan Toekomstbestendige Bedrijfsvoering met het gelijknamige programma (Programma TBB). Vanaf dit schooljaar worden de ontwikkelingen concreter en zichtbaarder. De hoofden en directeuren bedrijfsvoering van de scholen zullen de collega's regelmatig informeren over de voortgang en ontwikkelingen, en waar nodig en mogelijk betrekken. Dat gebeurt onder de noemer ‘Samen Slimmer – Bedrijfsvoering 2.0'. Want: we gaan immers onze krachten bundelen om de bedrijfsvoering slimmer te maken, voor nu en voor de toekomst!

> Bekijk de infographic waarin Samen Slimmer wordt toegelicht.

Tekst: Hans Morssinkhof
Fotografie: Niki Kits-Polman