Hoge stapels papieren aanmeldformulieren en een leerlingadministratie die overuren draait: dat is verleden tijd nu Carmel is begonnen met online aanmelden. De overstap is zonder noemenswaardige problemen verlopen, vertelt Peter Liet van de begeleidende werkgroep. 

Sinds dit jaar gebeurt het aanmelden van nieuwe leerlingen in het voortgezet onderwijs tijdens een landelijke aanmeldweek. In het kader van Samen Slimmer (zie pagina 22) greep Carmel deze verandering aan om de overstap te maken van “ouderwetse” papieren aanmeldformulieren naar een aanmeldsite via een webapplicatie. Een afvaardiging van elke school dacht mee in werk- en testgroepen.

Verademing

De webapplicatie zorgt ervoor dat ingevoerde gegevens rechtstreeks in Somtoday terechtkomen. Een verademing voor de administratiemedewerkers die elk jaar stapels papieren aanmeldformulieren moesten verwerken. Ook privacycoördinatoren zijn blij, omdat er geen kans meer is dat papieren met persoonlijke gegevens rondslingeren of kwijtraken. In de webapplicatie is die privacy goed geregeld: iedere school heeft een eigen aanmeldlink. De betrokken applicatiebeheerders en administratiemedewerkers kunnen alleen bij de aanmeldingen van hun eigen school.  

Ouders 

Online aanmelden betekent ook dat ouders/verzorgers zelf de gegevens van hun kind moeten invoeren. Dat wil zeggen: een account aanmaken, inloggen, het online aanmeldformulier doorlopen en bij voorkeur met een digitale handtekening ondertekenen.  
Dat is niet voor alle ouders even makkelijk, dachten verschillende Carmelscholen. Zij organiseerden daarom aanmelddagen waar ouders onder begeleiding samen het aanmeldformulier konden doorlopen.

Helpende hand

In de praktijk blijkt online aanmelden maar voor weinig ouders een obstakel, zegt Peter Liet, applicatiebeheerder van Etty Hillesum Lyceum en lid van de werkgroep online aanmelden. “Bijna alle ouders kunnen het gewoon, zoals ze ook bestellingen bij webwinkels doen. Wel is er een kleine groep die niet digitaal kan ondertekenen, omdat zij via hun bank geen toegang hebben tot het IDIN-systeem voor digitale handtekeningen. Voor hen printen we na afloop het formulier met de essentiële gegevens uit, zodat zij met pen kunnen ondertekenen. Ook zijn er laaggeletterde ouders die echt een helpende hand van de VO-school of basisschool nodig hebben. Die krijgen ze natuurlijk. Maar dat zijn uitzonderingen.” 

Samen Slimmer

Het succes van online aanmelden was te verwachten: scholen als Het Hooghuis en Etty Hillesum Lyceum werken er al langer mee, zonder problemen. “Voor volgend jaar willen we een paar kleine verbeteringen aanbrengen”, zegt Peter. “Daarvoor bestaan verschillende wensen vanuit de scholen. Op basis daarvan ontwikkelen we door. Maar dat gaat om details, we zijn heel tevreden. Bij online aanmelden heeft Samen Slimmer heel goed gewerkt.”


Tekst: Suzanne Visser
Fotografie: Niki Kits-Polman