Een op het eerste gezicht opmerkelijke overstap. Vincent Assink, tot zeer recent de voorzitter van de centrale directie van het Etty Hillesum Lyceum in Deventer, is nu directeur Carmel Bedrijfsvoering Collectief. Zelf vindt hij het minder opvallend: ‘Dit is mijn vak’. Belangrijkste uitdaging én opdracht is nu de verdere uitbouw van “Samen Slimmer”.

Toch maar eerst die verrassing. Eindverantwoordelijk schoolleider wordt directeur Carmel Bedrijfsvoering Collectief (CBC). Niet meteen een voor de hand liggende carrièreswitch. Vincent ziet het toch anders: ‘Toen ik in 2012 werd benoemd tot lid van de centrale directie van het Etty Hillesum Lyceum, was dat onder andere om mijn bedrijfsvoeringsprofiel. Want daarvóór was ik directeur bedrijfsvoering van een hogeschool in Rotterdam. Zo vreemd is de overstap dus niet. In Rotterdam, en later in Deventer, had ik al gedachten om de bedrijfsvoering meer te professionaliseren.’

Zijn achtergrond speelt hierin mee. ‘Ik ben opgeleid als econoom. Mijn vak gaat over schaarste en de verdeling daarvan. En over de afwegingen en de keuzes om daarvoor oplossingen te vinden. Dat is eigenlijk al de kern van "Samen Slimmer". We weten dat op veel scholen de leerlingaantallen zullen teruglopen, waardoor de inkomsten afnemen. Maar de ondersteuning moet wel op peil blijven. Daarvoor moeten we iets doen. Op initiatief van de schoolleiders is daarom enkele jaren terug begonnen met het programma Toekomstbestendige Bedrijfsvoering. Dat is wat we nu “Samen Slimmer” noemen.’ Vincent heeft het hele traject meegemaakt. ‘Ik was al voorzitter van het Beraad Bedrijfsvoering. Toen duidelijk werd dat we een directeur “CBC” zouden zoeken, heb ik gereageerd. Hier dienen zich heel interessante vraagstukken aan.’

Verschillen in perspectief

Eén van die vraagstukken, legt Vincent vervolgens uit, betreft de verschillen in perspectief. Het is vanuit Carmelperspectief wenselijk om meer als collectief op te treden, maar dat kan wat spanning met zich meebrengen. ‘Als eindverantwoordelijk schoolleider, weet ik uit ervaring, ben je waakzaam als het gaat om verdergaande samenwerking. Daar win je misschien wel bij, maar je voelt ook verlies. Van zeggenschap en handelingsvrijheid, bijvoorbeeld. En je bent altijd een school in een lokale context, daarin moet en wil je kunnen blijven optreden. De meerwaarde van de samenwerking moet dus steeds blijken.’ 
Hier noemt hij ICT als voorbeeld. ‘Nog niet zo lang geleden regelden we dat als scholen zelf. Nu doen we dat als collectief. Niet langer gaan dertien instellingen met gezamenlijk zo’n vijfenveertig locaties afzonderlijk de markt op, we treden op als één partij. Door die omvang kunnen we hogere eisen stellen. Zo krijgen we meer kwaliteit en kunnen we leerlingen meer bieden. Maar het is toch even wennen als je eerst zelf opdrachtgever was. Of als je eerst bij de IT’ers in de eigen school kon binnenlopen en nu contact moet opnemen met de centrale Servicedesk ICT. Maar de winst is dat je je als schoolleider nu meer kunt concentreren op je schoolopdracht.’

Bij elkaar brengen 

Op dit thema borduurt hij nog even voort. ‘Op het bestuursbureau vind je experts, mensen die echt veel weten. Maar wat hier wordt uitgedacht matcht niet altijd met wat de scholen nodig hebben. En die scholen bedenken het liever zelf. Het uitgangspunt dat je besluiten moet laten op het niveau waar ze thuishoren, is een wezenskenmerk van Carmel. Wat we nu willen is die verschillende perspectieven bij elkaar brengen. Dan werken de mensen van hier en de mensen van de scholen samen aan en voor de bedrijfsvoering. Samen zijn we slimmer.’ 
Dit verdient nog aandacht. Vincent benadrukt dat “Samen Slimmer” geen verkapte bezuinigingsoperatie is. Hij verduidelijkt dat aan de hand van de lopende procedure om de telefonie van Carmel opnieuw aan te besteden. ‘Daarbij is de vraag gesteld of we iedereen via het Carmelnetwerk kunnen laten bellen. Dat kan via een aparte app op je mobiele telefoon. Die mogelijkheid is duurder, maar vergroot de bereikbaarheid van bijvoorbeeld docenten. Dat laatste vinden we belangrijker dan de meerkosten, die dus niet de doorslag geven. Van belang is dat we hier samen naar hebben gekeken en samen tot een besluit komen. Daarom: we gaan met “Samen Slimmer” aan de slag om tot een efficiëntere bedrijfsvoering te komen door zaken meer te standaardiseren. Op termijn zal dat naar verwachting tot besparingen leiden, maar die zijn geen doel op zich. We willen de kwaliteit van de ondersteuning versterken en vergroten, ten dienste van het onderwijs. Dat is immers onze reden van bestaan.’

Bedrijfsvoering 2.0

Zo tekenen de contouren van de Bedrijfsvoering 2.0 zich af. Er ontstaat geleidelijk een bedrijfsvoeringskolom van alle collega’s die op dit terrein werkzaam zijn. ‘We richten nu een Collectief Overleg Bedrijfsvoering (COB) in, waarin alle directeuren of hoofden bedrijfsvoering van de scholen zitting hebben. Het COB coördineert, terwijl de collega’s van de scholen en het bestuursbureau, die op hetzelfde gebied werkzaam zijn, vakgroepen vormen. Je blijft lid van je team, en je wordt lid van zo’n vakgroep.’ 
Het mes snijdt dan aan meerdere kanten. Tussen scholen onderling, en tussen scholen en bestuursbureau, ontstaat meer wisselwerking. Het delen van kennis en ervaringen, en het leren met en van elkaar komen langs natuurlijke weg tot stand. De standaardisering van werkprocessen maakt dit nog gemakkelijker omdat iedereen dezelfde taal spreekt. Dat leidt ook tot meer efficiency, is de verwachting.

De pilot Bestelservice draagt hieraan bij. Die is tot stand gekomen met inbreng van alle betrokkenen en wordt momenteel getest in de “proeftuin” van Carmelcollege Gouda, Marianum en Twents Carmel College (zie volgende alinea), om te kijken of en hoe dat uitpakt. Het doel ervan is dat straks alle scholen en het bestuursbureau volgens dezelfde eenduidige bestelprocedure werken, om zowel de controle als de administratieve afhandeling te vereenvoudigen. Dat scheelt tijd en biedt meer mogelijkheden om inkoopvoordelen te bereiken. ‘Op dit moment hebben we Carmelbreed omstreeks 5.000 verschillende leveranciers. Dan weet je dat we vaker gunstiger gezamenlijk kunnen inkopen waar dat zinvol is. Alle scholen hebben meubilair nodig, dat kan efficiënter als je het bij dezelfde leverancier bestelt. Dat bloemetje voor de jubilaris blijf je gewoon in eigen stad of dorp kopen, maar wel via de nieuwe procedure.’

Solidariteit in de bedrijfsvoering

Zo komen geleidelijk meer rode draden aan het licht. “Samen Slimmer” is ook een uiting van onderlinge solidariteit tussen de scholen, legt Vincent uit. ‘In Deventer was ik de schoolleider van een grote scholengemeenschap. Door onze omvang konden we beschikken over een gespecialiseerde staf van vakkundige mensen. Maar niet alle scholen kunnen dat, sommigen zijn daarvoor te klein.
Door meer samen op te trekken, delen zij in de voordelen van onze gezamenlijke kwantiteit. Bovendien kunnen ze in de vakgroepen gemakkelijker gebruikmaken van de expertise van de collega’s van andere scholen en het bestuursbureau.’

Proeftuin

Zoals gezegd vormen sinds het begin van dit schooljaar Carmelcollege Gouda, het Marianum (Groenlo en Lichtenvoorde) en het Twents Carmel College (Oldenzaal, Losser en Denekamp) samen een proeftuin. In het septembernummer van Carmel Magazine is hierover al eerder bericht. Samen vinden ze uit of bovenschoolse aanpak van de bedrijfsvoering inderdaad de verwachte positieve vruchten voor de kwaliteit en de continuïteit van de bedrijfsvoering afwerpt. ‘Werkt het? Kan dit een voorbeeld zijn voor andere scholen, is het zinvol om meer clusters te vormen? Dat denken we, maar we weten het nog niet. Daarom oefenen we eerst met deze manier van werken. Aan het eind van het schooljaar zal meer duidelijk zijn. Net als de uitkomsten van de pilot Bestelservice’, zegt Vincent.

Communicatie

Duidelijk is nu ook dat “Samen Slimmer” en “Bedrijfsvoering 2.0” nieuwe bewegingen zijn die om uitleg vragen. Er verandert het nodige, in werkprocessen en in de werkzaamheden van collega’s. Daarom hebben directeuren en hoofden bedrijfsvoering hun medewerkers in de herfst zoveel mogelijk geïnformeerd om iedereen te betrekken. Ze konden hierbij gebruikmaken van een speciaal ontwikkelde communicatietoolkit. ‘Er gaan dingen veranderen’, weet ook Vincent. ‘Dat maakt het belangrijk om hierover veel te communiceren en uit te leggen waarom we dit doen en wat we ervan verwachten. Dat gaat stapsgewijs, omdat “Samen Slimmer” werk in uitvoering is.’

> Carmelmedewerkers kunnen meer lezen over 'Samen Slimmer' op het Carmel Intranet.


Tekst: Hans Morssinkhof
Fotografie: Niki Kits-Polman