Het lijkt al vanzelfsprekend: één centrale ICT-afdeling voor de vijftien instellingen en 45 schoollocaties van Stichting Carmelcollege. Toch bestaat het team ICT pas tien jaar. Tijd voor een terugblik én voor nieuwe of volgende perspectieven.

Om de waarde en betekenis van de gezamenlijke ICT-afdeling te kunnen benoemen, moet de blik toch eerst terug. Tot de samensmelting bestonden er aanzienlijke verschillen tussen de scholen. “Grote scholen hadden veel mogelijkheid om eigen ICT-afdelingen in het leven te roepen. Voor kleinere scholen was het moeilijker om alles goed georganiseerd te krijgen. Terwijl iedereen in gelijke mate verzekerd moet zijn van kwaliteit, veiligheid en continuïteit. Dat heeft de impuls gegeven om over te gaan naar één centrale afdeling”, legt teamleider Maikel Scholten uit.

Met overigens de nodige gevoelige kanten. “Je kunt het allemaal uitleggen, maar het is voor sommige scholen en sommige collega’s ook wel een soort rouwproces geweest”, weet Maikel. “Het was wel eens missiewerk”, valt Marco hem bij. “Van eigen ICT-afdelingen naar een Carmelbrede afdeling was een grote stap. En daarbij een uitdaging, want nu moesten wij bewijzen, dat die gezamenlijke afdeling een verbetering was.” Terwijl de nieuwe afdeling in eerste instantie ‘nog niet echt veel diensten’ kon aanbieden, herinnert Microsoft 365-specialist Gijs Beldman zich. “Wij begonnen met centraal beheer van één dienst: e-mail. Dat is uitgegroeid tot het brede aanbod van nu.”

Collectief

Tien jaar later ziet de wereld er totaal anders uit. Gijs: “Nu kunnen we als collectief veel meer dan de scholen alleen. Microsoft 365 is veel meer dan Word, Excel en PowerPoint. Het levert een veilige omgeving, waarin je kunt samenwerken en informatie delen, terwijl je diensten flexibel kunt aanbieden. Zonder centralisatie hadden we nooit die vergaande kwaliteit, security en privacy kunnen bieden, en de kosten waren Carmelbreed hoger geweest.”

Het collectief heeft meer voordelen opgeleverd. Denk alleen al aan de coronaperiode, toen voor ongeveer 50.000 leden Teams moest worden aangemaakt, om online lesgeven mogelijk te maken. “Dat hebben we in drie dagen gedaan, het was weleens nachtwerk. Daarna moesten we handleidingen schrijven, webinars verzorgen en vragenuurtjes houden. Het was een heel drukke periode. Geluk bij een ongeluk was dat we al met Teams bezig waren en al nadachten over onlineconversatiemogelijkheden”, vertelt Gijs. “Nu konden we laten zien dat we voor het onderwijs een goede ICT-partner zijn.”

Enorme vlucht

Marco wijst op nog iets anders. In de periode sinds de oprichting van de afdeling ICT heeft de digitalisering een enorme vlucht genomen. In de klas en daarbuiten. “Als we alle printjes van Carmel van één jaar op elkaar zouden leggen, zouden we een stapel krijgen van 6 km hoog. Dat geeft een beeld van wat er in ons netwerk allemaal omgaat.”
En dan zijn die printjes maar een voorbeeld. ICT is veel meer en op talloze manieren in het onderwijs en de bedrijfsprocessen vervlochten.

Daarnaast stelt de overheid steeds strengere eisen. “Denk alleen al aan de beveiliging, de regeldruk vanuit de AVG, het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy voor het onderwijs”, vervolgt Maikel. “Die brengen veel werk met zich mee. Dit had geen school alleen gekund. Nu hebben we alle kennis in eigen huis. We hebben een team van superspecialisten, die allemaal een groot Carmelhart hebben.”

In en met de scholen

In de scholen zijn er nog steeds werkplek-ondersteuners. “Onze ogen en oren”, zegt Marco. “Zij pakken als eerste de vragen op. Die worden altijd gemeld, zodat wij hier steeds weten wat er gebeurt en of we ergens op bedacht moeten zijn. We werken nauw samen, komen geregeld bijeen. En we kijken wie van ons de meeste ervaring heeft als zich een specifiek probleem voordoet.”
Maikel vat het voorgaande nog eens samen: “Van een situatie waarin de scholen en het bestuursbureau vrijwel niets samendeden op ICT-gebied, doen we nu voor 95% alles samen. We hebben samen standaarden ontwikkeld en keuzes gemaakt voor programmatuur. Nu werken we weer samen om het gebruik van AI gemakkelijker te maken. En we willen graag verder met het onderwijs in gesprek, om nog beter te weten welke behoeften en wensen daar leven, en hoe wij daarbij kunnen ondersteunen. De techniek staat klaar.”

Gijs noemt dat ‘de grootste uitdaging van nu.’ Hij legt uit: “Wij hebben veel technische kennis, maar zitten niet dagelijks in het onderwijs. 
Met de collega’s in het onderwijs kunnen we samen zoeken naar passende oplossingen.” Carmel heeft een grote Microsoft-licentie met 80 onderdelen. Daarvan worden er nu 40 aangeboden, er is dus nog ruimte. “Als we alles meteen beschikbaar stellen, gaat het overzicht verloren. Ik noem als voorbeeld Business Intelligence. Zodra hieraan echt behoefte bestaat, kunnen we snel schakelen en een oplossing aanbieden, die dan meteen voor de hele Carmelorganisatie werkt.”

Trots

Kortom, ook voor de komende tien jaar is er nog werk genoeg. De ontwikkelingen gaan verder, en daarmee de mogelijkheden. “We gaan gewoon door”, weet Maikel. “In de afgelopen periode hebben we hard gewerkt. En ja, we zijn best trots, op onze mensen en op wat we samen met de collega’s in de scholen hebben bereikt.”