Samen Slimmer vakgroepen

"Carmel heeft heel veel kennis en ervaring, in de scholen en in het bestuursbureau. Als we die bij elkaar brengen, kunnen we mooie dingen doen. Dan zijn we echt samen slimmer." Met deze uitspraak vat Leo van Wijchen, teamleider Huisvesting & Facilities van het bestuursbureau en vakgroepleider Huisvesting & Facilities, de essentie van het werken in vakgroepen samen. Die vormen de hoekstenen onder het programma Samen Slimmer. "Niemand van ons weet alles, samen weten we het wel", vult Tim Meinders, teamleider Formatie & Financiën, aan.

Maar: vakgroepen, wat zijn dat eigenlijk? Tim legt het uit. Stichting Carmelcollege telt omstreeks 800 ondersteuners. Ongeveer 300 van hen werken rechtstreeks voor het onderwijs, de overige 500 werken op het gebied van bedrijfsvoering. "Deze 500 collega’s gaan samenwerken in vier vakgroepen: Formatie & Financiën, Huisvesting & Facilities, Personeel & Organisatie/Human Resources en Informatie- en communicatietechnologie. Alle collega’s in hetzelfde vakgebied bundelen hun krachten. Ze delen kennis en ervaring, ontwikkelen vakinhoud, professionaliseren verder, en dragen zorg voor uniformering en standaardisering van bedrijfsprocessen."

Voor Carmel is dat nieuw. "Ik noem een voorbeeld. We kennen al jaren het Uitvoerdersoverleg Financiën, waar het bestuursbureau kennis naar de scholen brengt. In een vakgroep gaat het fundamenteel anders, daar brengen alle deelnemers kennis en expertise in." Dat vraagt een andere manier van denken en werken, weet hij: "Je referentiekader is niet langer je school of het bestuursbureau, maar het collectief van Carmel. Het lidmaatschap van een vakgroep is niet iets dat je erbij doet, het wordt onderdeel van je werk. En dat is wel een overgang."

Kick-off 

In juni hebben de vier vakgroepen kick-offbijeenkomsten gehouden. Dit gebeurde met een startgroep, de rest haakt later aan. In de bijeenkomsten heeft het waarom van de vakgroepen uitgebreid aandacht gekregen. Samengevat: om leerlingen nog beter voor te bereiden op hun toekomst, werken alle scholen aan onderwijsinnovatie en kwaliteitsverhoging. Dat kost geld. Daarnaast stelt de wetgever steeds strengere eisen aan het onderwijs. Dat kost ook geld en steeds meer. Maar het leerlingenaantal daalt,  en daarmee de inkomsten. Er moet dus iets gebeuren. 

Leo: "We hebben grote scholen, die door hun omvang relatief makkelijker aan alle opgaven kunnen voldoen. Voor de kleinere scholen is dat moeilijker. Die moeten aan dezelfde vereisten voldoen, maar hebben vaak niet de middelen om kennis en expertise in huis te halen. Dat vangen we op door meer samen te werken. Dan kunnen we allemaal onze leerlingen blijven bieden wat ze nodig hebben. Dat is immers waarvoor we bestaan." 

Omslag

In het licht van de nu 101-jarige geschiedenis van Stichting Carmelcollege met haar behoorlijk autonome scholen is dat een grote omslag. Tim spreekt van een groeipad, de kick-off was immers maar het begin. Dit najaar volgt de verdere uitwerking, voor 2024 staat de verankering van de vakgroepen in de Carmelorganisatie op de rol. Uitgangspunt hierbij is de driehoek van verbinding, met als pijlers de stem van de klant, de stem van de professional, en aandacht & kennis. De professional verwerkt de vraag van de klant en toont daarbij inzicht in diens situatie. "Onder erkenning van de specifieke lokale of regionale context van de school. De verschillen blijven. Dat staat meer standaardisatie en uniformering van procedures en werkwijzen niet in de weg. Omdat we die standaarden samen ontwikkelen sluiten we wel aan bij de praktijken in de scholen." 
De vakgroepen verrichten ook geen uitvoerende werkzaamheden. Die blijven bij de teams in de scholen en het bestuursbureau. "De leden van de vakgroepen blijven dan ook gewoon deel uitmaken van hun eigen team", verheldert Tim.


Leo en Tim

Out of the box

Tijdens de kick-offbijeenkomsten van hun vakgroepen hebben Leo en Tim nieuwsgierigheid en betrokkenheid geconstateerd. "Ik dacht: kijk eens wat hier zit! Zoveel kennis, als we die bij elkaar kunnen brengen, dan zetten we stappen", blikt Leo terug. Tim heeft de leden van zijn vakgroep nadrukkelijk uitgenodigd om zich uit te spreken en wensen en ideeën aan te dragen. "Zij zijn de experts, ik denk dat we zoveel dingen slimmer kunnen doen als we meer van elkaars kennis en kunde gebruikmaken." 
Want deze manier van werken maakt het gemakkelijker om ‘out of the box’ te denken. "We hebben sinds kort drie nieuwe collega’s, die hebben al een paar keer gevraagd waarom we dingen zó doen", zegt Leo. "Dat is de frisse blik die we ook nodig hebben."

Tim legt er een voorbeeld naast, van de recente controle van de jaarstukken. "De accountant zei me dat hij niet vaak meemaakt dat een organisatie zélf zoveel verbeterpunten aandraagt. Dat zegt iets over de kracht die we in huis hebben. De vraag wat we beter kunnen doen, moet eigenlijk in het DNA van de vakgroepen besloten liggen."
Als dat lukt, verwachten ze, brengt het werken in vakgroepen de deelnemers veel. Tim: "Het daagt je uit om met ideeën en voorstellen te komen. Je hebt direct invloed, meer dan nu: als jij in je dagelijkse bezigheden op dingen stuit die beter kunnen, ligt hier je kans. Je geeft en je krijgt van anderen terug." En dat niet alleen, benadrukt Leo: "Je hebt meer mogelijkheden om je eigen kennis en voorkeuren in te zetten. Neem voedselveiligheid. Als op dat gebied iets speelt, kun je in een vakgroep de vraag stellen wie daar veel van weet. Of je stelt een knelpunt aan de orde en vraagt de anderen mee te denken." Tim weer: "In zo’n omgeving kom  je vaker en gemakkelijker tot vragen als: ‘Hoe doen jullie dit, en waarom?’ Je leert van en met elkaar, dat vergroot de kwaliteit."

Bovendien dienen zich zo meer mogelijkheden tot standaardisatie aan. Misschien zelfs tot centralisatie. "Niet als doel op zich", benadrukt Tim, "maar zo vergroot je wel de continuïteit. Als er dan eens iemand uitvalt, om welke reden ook, kan het werk toch doorgaan." Dat brengt Leo tot weer een andere observatie: "Het kan er ook toe leiden dat je bepaalde werkzaamheden bij een ander onderdeel van de organisatie neerlegt, omdat daar de meeste expertise aanwezig is. Als we het samen doen komt er veel creativiteit los." 

Veilig en vertrouwd 

Maar, nogmaals: het echte werk gaat nu beginnen. In de komende maanden moeten de vakgroepen vaste grond onder de voeten krijgen. Leo en Tim zien hierbij als vakgroepleiders een duidelijke rol voor zichzelf weggelegd. Ze willen vooral faciliteren, enthousiasmeren, bij elkaar brengen. En de vakinhoud zoveel mogelijk bij de leden van de vakgroep laten. "Dat is wel een moeilijke, dat moet ik ook leren", lacht Tim. "Het belangrijkst is om een veilige en vertrouwde werkomgeving te creëren. Dan komt het echt  op gang", besluit Leo.

Meer weten? Carmelmedewerker bekijken de route- en informatiekaart vakgroepen op Carmel Intranet op het Samen Slimmer platform.


Tekst: Hans Morssinkhof
Fotografie: Annabel Jeuring (bovenin) en Niki Kits-Polman