Onze secundaire processen staan in dienst van onze ambities voor ons onderwijs. Dat stelt hoge eisen aan onze bedrijfsvoering. Ons ambitieniveau is hoog: een toekomstbestendige, goed ingerichte en eenduidige bedrijfsvoering maakt het voor Carmelscholen mogelijk om hun onderwijs nu en in de toekomst te kunnen verzorgen op basis van onze strategische beleidskoers, in een voor leerlingen en medewerkers optimale, duurzame en prettige leer- en werkomgeving met goede faciliteiten. Ook onze medewerkers die werkzaam zijn in het domein organisatie en financiën werken in een professionele cultuur waarin zij verantwoordelijkheid nemen voor en verantwoording afleggen over het resultaat. We verwachten van onze professionals in de ondersteuning dat ze van toegevoegde waarde worden ervaren door schoolleiding en onderwijsprofessionals.

 

Onze bedrijfsvoering is toekomstbestendig en veel meer dan de optelsom van onze locaties. Onafhankelijk van de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd, richten we onze bedrijfsvoering uniform(er) in, waarbij we uitgaan van collectieve hoogwaardige standaarden en werken vanuit ’operationele excellentie’. Scherpte, een eenduidig kwaliteitsbegrip, elkaar ruimhartig informeren en evenwicht in bestedingen en beschikbare middelen zijn daarbij voorwaardelijk. Onze afspraken leggen we vast in het Afsprakenhuis en worden door iedereen gekend en nageleefd. Zo bewaken we met elkaar ons gezamenlijk kwaliteitsniveau.

 

Onze financiële huishouding heeft een solide basis, is transparant, borgt verantwoording naar de belanghebbenden en maakt keuzes mogelijk zodat ons onderwijs ook op langere termijn stuurbaar, betaalbaar en beheersbaar blijft.

We helpen vanuit de bedrijfsvoering om in control te blijven, we anticiperen op risico’s en dragen bij aan resultaatverantwoordelijk management.

 

Bij routinematige bedrijfsvoeringsprocessen zoeken we maximale verbinding en efficiency, in een ondersteunende infrastructuur die vanuit het collectief is ingericht. Naarmate processen meer non-routine zijn, is er meer inrichtingsruimte op locatie, voor partnerschap/co-creatie met en tussen scholen. Naarmate processen meer zijn gericht op innovatie is er vrijheid in de inrichtingsruimte, mits deze voldoet aan afgesproken beleid en wet- en regelgeving.

 

Veel van ons beleid is gegrondvest op procesbeheersing, we willen “in control zijn” en in staat om goed te sturen op kwaliteit. Dat vraagt om goede procesbeschrijvingen, duidelijke werkinstructies en zorgvuldige dataverzameling en -analyse. Het is belangrijk om samenwerking en afstemming te borgen en realiseren tussen de verschillende beleidsterreinen binnen onze bedrijfsvoering, zoals Huisvesting, ICT en rond de controlcyclus, maar ook op het gebied van onderwijsontwikkeling.

 

 

Deze ambities geven we vorm in een context van krimp, waarbij de onderwijsvraag sterk in ontwikkeling is en met onzekerheid over de effecten van economische en maatschappelijke ontwikkelingen op de inrichting van ons onderwijs. Dat vraagt van ons een open, maar vooral wendbare bedrijfsvoering met als pijlers integraal werken en denken in bedrijfskolommen.

 

We richten ons de komende periode binnen onze bedrijfsvoering op onderstaande speerpunten:

 

• Financiën: een daadkrachtige, professionele, hoogwaardige financiële organisatie die bijdraagt aan financiële stabiliteit en innovatiekracht
• Huisvesting, facilities en inkoop: gericht op duurzaamheid, efficiency en effectiviteit
• ICT-infrastructuur en technologie in het onderwijs: excellente prestaties en een goede balans tussen de bouwstenen van het Vier-in-balansmodel van Kennisnet.

 

Speerpunten	Wat zien we?
Invoering regieorganisatie.	In de bedrijfsvoering denken en werken we vanuit kolommen, waar plaats is voor verticale functionele aansturing van procesondersteunde medewerkers. Een stevige centrale regieorganisatie in samenwerking met overige ondersteunende functies in scholen, binnen kaders van Toekomstbestendige Bedrijfsvoering.
Doorontwikkeling van het Afsprakenhuis.	Helderheid over welke activiteiten op welke plek in de organisatie worden uitgevoerd, met zicht op de hiervoor benodigde kwalitatieve en kwantitatieve formatie.
Vernieuwing van bedrijfsvoeringsapplicaties.	Uniforme, gebruikersvriendelijke processen in geïntegreerde systemen, met oog voor lokale omstandigheden.
Optimalisering van informatiemanagement.	Brede informatievoorziening, gebruikmakend van dashboards met voor scholen bruikbare normen en indicatoren.
Professionalisering van ondersteunende medewerkers.	Op alle plekken en niveaus zijn medewerkers toegerust om te voldoen aan de voor hun werk benodigde competenties.
Professionele cultuur.	Gezamenlijk werken met veel onderlinge afstemming, waarbij feedback krijgen en geven standaard is en iedereen zich houdt aan gemaakte afspraken.

 

 

Financiën

1. We ontwikkelen één daadkrachtige financiële organisatie:
   1. met uniforme processen
   2. met geïntegreerde systemen
   3. met goed geëquipeerde en gefaciliteerde medewerkers
   4. die wordt ervaren als professioneel, communicatief en toegevoegde waarde leverend
   5. die de schoolleiding op efficiënte wijze met informatie en advies ondersteunt voor het nemen van de juiste beslissingen over de allocatie van middelen
   6. die de externe verantwoording mede verzorgt
   7. in een regieorganisatie die de logische uitkomst is van gezamenlijke besluitvorming over de optimale inrichting van onze bedrijfsvoering, zodat we een goede belangenbehartiging realiseren van onze scholen en van de stichting als geheel.
       

2. De financiële organisatie kenmerkt zich door:
   1. een onafhankelijke werkhouding waarin professionals hun werk kunnen doen (gekend, herkend en erkend) en zich daarbij zowel inzetten voor de individuele scholen als voor Carmel als geheel
   2. een vanzelfsprekende juistheid van de interne informatie door een uitgekiende procesvoering, ondersteund door een stelsel van relevante checks & balances en een hoog niveau van interne controle, die zowel naleving van wet- en regelgeving als van interne Carmelafspraken borgt
   3. uniform ingerichte en moderne digitale systemen die we inzetten voor standaardprocessen.
       

3. De opbrengst hiervan is:
   1. hoogwaardige sturings- en verantwoordingsinformatie op alle aspecten van ons werkgebied (leerlingen, medewerkers, huisvesting en financiën)
   2. die voortkomt uit een soepel werkende, flexibele planning & controlcyclus waarin beleidsrijk begroten, sturing op basis van voortschrijdende prognoses en state of the art verantwoording vorm heeft gekregen
   3. die bijdraagt aan langjarige stabiliteit van de organisatie
   4. maar die ook bijdraagt aan solidariteit en innovatiekracht.

 

Speerpunten	Wat zien we?
Actualisering financieel beleid.	Financieel beleid dat bijdraagt aan de in Koers 2025 opgenomen doelen en activiteiten.
Optimalisering van informatiemanagement.	Brede informatievoorziening, gebruikmakend van dashboards met voor scholen bruikbare normen en indicatoren.
Professionalisering van financieel-administratieve ondersteunende medewerkers.	Op alle plekken en niveaus zijn medewerkers toegerust om te voldoen aan de voor hun werk benodigde competenties, waarbij de focus van medewerkers in het financieel-administratieve domein zich verlegt van uitvoerende taken naar control-/audit-werkzaamheden.

 

 

Huisvesting, Facilities en Inkoop

Wij zijn juridisch eigenaar en beheerder van circa 50 onderwijsgebouwen, verspreid door het land. Bijna 40.000 leerlingen en medewerkers moeten kunnen rekenen op een duurzame, veilige leef-, werk- en leeromgeving. Daarbij hebben we te maken met verplichtingen uit de wet: de wet voortgezet onderwijs, Arbo & milieuwetgeving en gemeentelijke verordeningen.

 

Passende en efficiënte huisvesting

Binnen de ‘ideale school’ vindt het leren zowel binnen als buiten school plaats, met meer flexibiliteit, creativiteit en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en in contact met de omgeving van de leerling. Zeker als we locaties moeten vernieuwen, door renovatie of verbouwing, maar ook bij mogelijke nieuwbouw zullen we dan in onze gebouwelijke concepten inzetten op meer ruimte voor gepersonaliseerd onderwijs en maatwerk.

Dat betekent bijvoorbeeld dat de indeling van ruimten meer flexibel zal moeten zijn zodat deze beter aansluit op de onderwijsvisie en het hieruit voortvloeiende onderwijsconcept. Het voorzien in kleinere roosterbare eenheden waar zowel zelfstandig als onder begeleiding kan worden gewerkt heeft ook een efficiëntievoordelen en gunstige effecten op de exploitatie van een gebouw. Terugdringen van verkeersoppervlak en bijvoorbeeld het efficiënt inzetten van een aula voor andere werkvormen buiten de aloude pauzemomenten om biedt kansen voor een efficiënter en effectiever gebruik van het gebouw. Ook zal afstandsonderwijs steeds meer gemeengoed gaan worden en flexibilisering van het onderwijs beter ondersteunen.

 

Krimp

Leerlingendaling als gevolg van krimp zorgt voor een normatieve leegstand van 25%. We beschikken over strategische huisvestingsplannen zodat we weten hoe we onze ‘kernvoorraad’ kunnen behouden en hoe we meer gebruik kunnen maken van een ‘flexibele schil’, in samenspraak met gemeenten en andere onderwijspartners. We maken duidelijke keuzes binnen de zeer verschillende lokale omstandigheden.

 

Leerlingendaling dwingt ons om ‘Toekomstbestendige Bedrijfsvoering’ te voeren, gericht op kwaliteitsverbetering, effectiviteitsverhoging, efficiencyvergroting en kostenreductie. Huisvesting en facilitaire diensten zijn daarin aangemerkt als een van onze kernprocessen. We ontwikkelen ons naar een facilitaire regieorganisatie. We stemmen vraag en aanbod optimaal op elkaar af samen met de inkoopprofessionals. Duurzaamheid, rechtmatigheid en doelmatigheid (bijvoorbeeld door het verder ontwikkelen van contract- en leveranciersmanagement) zijn belangrijk voor ons, en passen bij onze kernwaarden.

We laten zien dat we voor onze leerlingen ook een voorbeeld kunnen zijn, door ze voorbeelden aan te reiken waaraan zij zichzelf kunnen spiegelen. Deze lijn hebben we eerder ingezet bij onze Zonnestroomprojecten; we willen mèt onze leerlingen en voor hen betekenis geven aan het begrip ‘duurzaamheid’, breed in onze organisatie. Niet alleen de techniek van installaties en de staat van onze gebouwen spelen daarbij een rol, vooral bewustwording vinden we op dit gebied heel belangrijk. Zo gaan we door met het organiseren van projecten die leerlingen uitdagen om zelf na te denken over het verduurzamen van hun eigen schoolgebouw en het terugdringen van het energieverbruik.

 

 

Data- en informatiemanagement

Data- en informatiemanagement wordt steeds belangrijker. We implementeren een tool (Prestatiemanager) waarmee we de (duurzame) kwaliteit van onze huisvesting en facilitaire diensten steeds kunnen monitoren. Ook vanuit het Huisvestingsdomein besteden we de komende jaren veel aandacht aan afstemming van systeemapplicaties, bij voorkeur in geïntegreerde systemen.

 

Terreinen

Onze eigen terreindienst verzorgt het groen en de sportterreinen rondom de gebouwen en dat geeft ons mogelijkheden om meer direct te sturen op duurzaamheid en de instandhouding van zoveel mogelijk biodiversiteit in de omgeving van onze scholen. In ons onkruidbestrijdingsbeleid kiezen we altijd voor milieuvriendelijke methoden. We stellen leerlingen in staat de fysieke ruimte te benutten, waarmee we ze activeren om veel buiten te zijn, bijvoorbeeld in het kader van bewegen en vitaliteit. Ook daardoor is Huisvestingsbeleid voor elke leerling, voor heel de leerling en alle leerlingen.

 

Speerpunten	Wat zien we?
Huisvesting en facilities.	Een duurzame, veilige leef-, werk- en leeromgeving die voldoet aan wet- en regelgeving en gemeentelijke verordeningen. Ruimtelijke interventies en gebouwelijke concepten. Hoogwaardige kwaliteitsstandaarden van techniek van gebouwen en installaties. Kostenefficiënte inzet van mensen en middelen.
Invoering regieorganisatie.	Huisvesting en Facilities is aangemerkt als onderdeel van de collectieve bedrijfsvoering. Ons beleid op gebied van Inkoop, Huisvesting en Facilities is geheel ingevoerd en doorleefd (bewustzijn) en naar objectieve maatstaven toetsbaar onderdeel van PDCA.
Duurzaamheid, rechtmatigheid en doelmatigheid	Optimaal afgestemd inkoop-, contract- en leveranciersmanagement. Keuze voor duurzame gebouwinrichting en -installaties. Goede voorbeelden integreren in ons onderwijs. Groene keuzes waar mogelijk.
Optimalisering informatiemanagement	Brede informatievoorziening, gebruikmakend van dashboards met voor scholen bruikbare normen en indicatoren. Huisvesting en Facilities draagt door kennis en systemen bij aan gericht onderzoek, bijvoorbeeld en met name op gebied van informatie- en datamanagement en gebouwelijke concepten die dienstbaar zijn aan onderwijsdoelen (flexibele ruimten, outillage, installaties, onderwijsrelevante projecten op gebied van duurzaamheid, veiligheid).
Professionalisering medewerkers	Medewerkers Inkoop, Huisvesting en Facilities hebben, naast noodzakelijke uitvoerende taken, hun focus op het centrale niveau, control, audit, rapportage en regie op processen en contracten.

 

 

ICT-infrastructuur en technologie in het onderwijs

Voor onze strategische koers zijn onderwijsdoelen leidend. ICT kan bijdragen aan onderwijskwaliteit en onze onderwijsdoelen door een juiste balans aan te houden tussen de bouwstenen uit het Vier-in-balansmodel van Kennisnet: visie, deskundigheid, infrastructuur en inhoud & toepassingen. Dat gezegd zoomt dit hoofdstuk vooral in op keuzes die we in komende jaren rond technologie zullen maken; de overige bouwstenen zijn elders in dit document al beschreven. Collectieve ICT-inzet ondersteunt onderwijsinnovatie in onze scholen en de optimalisatie van onze collectieve bedrijfsvoering.

 

In de komende jaren gaan we door op de ervaringen die we samen hebben opgedaan met onderwijs op afstand en plaatsonafhankelijk werken en leren. Onze centrale ICT-infrastructuur is een betrouwbare nutsvoorziening van hoge kwaliteit die de benodigde functionaliteiten ondersteunt. We investeren in kennis, techniek en veiligheid.

 

Onze ICT-infrastructuur staat garant voor:

• het excellent en kostenefficiënt organiseren van toegang tot internetdiensten voor docenten, leerlingen en medewerkers, faciliterend aan tijd- en plaats-onafhankelijk werken;
• het excellent formuleren en inrichten van een daarbij passende architectuur voor randapparatuur volgens gangbare industrie-standaarden;
• het uitsluitend toestaan van uitzonderingen op de voorgenoemde keuzes voor nader bepaalde specials;
• het onderhouden van een gestroomlijnd applicatielandschap, waarin uiteindelijk uitsluitend cloud-, online- of SaaS-oplossingen worden ingezet;
• het ontwikkelen en dan ondersteunen/beheren van een uniform werkplekconcept als alternatief voor volledig (lokaal) beheerde werkstations.

 

Invloed AI op het vak leraar

Het toepassen van technologie kan verder effecten hebben op de organisatie van het onderwijs. Op roostering bijvoorbeeld, of op de tijd die nodig is per vak per leerling. Mogelijk geeft dit meer ruimte voor ontwikkeling van inhoud, didactiek en pedagogiek. We zien ook grote mogelijkheden bij het slimmer worden van (adaptieve) leermiddelen, individuele roostering, integrale en voorspellende dashboards, virtuele assistenten, feedback, toetsing en intelligente leerlingeninformatiesystemen met bijvoorbeeld taakspecifieke robots.

 

In komende jaren zal onze ICT-inzet vooral daarop gericht zijn, met natuurlijk onverminderde aandacht voor het waarborgen van hoogwaardige techniek van verbindingen, veiligheid en privacybescherming.

 

Tot slot, doordat leerlinggegevens uit verschillende systemen kunnen worden samengebracht, ontstaan mogelijkheden voor learning analytics: het verantwoord meten, verzamelen en analyseren van leerlingdata.

 

Speerpunten	Wat zien we?
Borgen hoogwaardige ICT-infrastructuur: techniek en verbindingen   Kostenefficiënte inzet van mensen en middelen	ICT-interventies op de domeinen connectiviteit/hosting & virtualisatie.
Invoering regieorganisatie	Ons beleid op gebied van ICT, security, AVG en informatiebeveiliging is geheel ingevoerd en doorleefd (bewustzijn) en naar objectieve maatstaven toetsbaar onderdeel van PDCA..
Bijdragen aan vernieuwing van bedrijfsvoeringsapplicaties	Uniforme, gebruikersvriendelijke processen in geïntegreerde systemen, met oog voor lokale omstandigheden. Waar dat kan, is sprake van Single Sign On.
Optimalisering informatiemanagement	Brede informatievoorziening, gebruikmakend van dashboards met voor scholen bruikbare normen en indicatoren. ICT draagt door kennis en systemen bij aan gericht onderzoek, bijvoorbeeld en met name op gebied van informatie- en data-management en ICT-toepassingen voor onderwijs (leermiddelen, AI).
Professionalisering medewerkers	Op alle plekken en niveaus zijn ICT-medewerkers toegerust om te voldoen aan de voor hun werk benodigde competenties, met hun focus op het centrale niveau, naast noodzakelijke uitvoerende taken, op naar control, audit, rapportage en regie op processen en contracten.